آشنایی با نرم افزار SAP S/4HANA؛ مزایا و چالش‌ها

شرکت‌ها در هر صنعتی که باشند، با حجم فزاینده‌ای از داده‌ها روبرو هستند. اگر این داده‌ها در یک مکان ثابت گردآوری نشوند، مدیریت آن‌ها دردسرهای خاص خودش را خواهد داشت.

استفاده و پیاده‌سازی یک (ERP) همچون SAP S/4HANA در نگاه اول کار دشواری به نظر می‌رسد، اما در این مقاله کار را برای شما ساده می‌کنیم. ما به شما نشان می‌دهیم که چگونه از این راهکار در کسب‌وکارتان استفاده کنید، بگونه ای که فعالیت‌های سازمان شما به نحو احسن انجام شوند.

SAP S/4HANA چه کاربردی دارد؟

همانطور که اشاره شد، SAP S/4HANA یک ERP از شرکت SAP است. طبق تعریفی که در مقاله «ERP  چیست؟» داشتیم:

نرم افزار ERP (Enterprise Resource Planning) نرم افزاری کاربردی برای برنامه ریزی منابع سازمانی است.

SAP S/4HANA یک پکیج نرم افزاری است که عصای دست مدیران شرکت‌ها در زمینه‌هایی همچون مدیریت امور مالی، فعالیت‌های عملیاتی و مدیریت ارتباط با مشتریان است. در اینجا وقتی از منابع صحبت می‌کنیم منظورمان همه چیز از کالاهای داخل انبار گرفته تا تماس‌های کسب‌وکاری شرکت است. چنین نرم افزاری تمامی فرایندهای اساسی شرکت، و داده‌های مورد نیاز را به صورت یک سیستم واحد در اختیار مدیران قرار می‌دهد. گزارش حاصل از این اطلاعات و فرایندها وضعیت در لحظه کسب‌وکار را به مدیران نشان می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند فعالیت‌های عملیاتی شرکت را به بهترین شکل ممکن هماهنگ کنند.

راهکار S/4HANA از مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری خوبی برخوردار است، بنابراین با نیازهای تمامی سازمان‌ها هماهنگ می‌شود. شخصی‌سازی آن نیز در بالاترین حد ممکن امکان‌پذیر است. کسب و کارها می‌توانند ماژول‌هایی همچون “مدیریت منابع انسانی” یا “برنامه ریزی مالی” را با توجه به نیازهای لحظه‌ای خود اضافه یا حذف کنند. شرکت‌های بزرگی در سراسر جهان از SAP S/4HANA استفاده می‌کنند و محبوبیت آن با توجه به درک کاربردها روز به روز افزایش می‌یابد. در واقع شرکت‌ها متوجه شده‌اند که با انبوهی از داده‌ها روی پلتفرم‌های مختلف روبرو هستند که باید به خوبی مدیریت شوند و بنابراین نیاز به راهکاری نرم‌افزاری برای این موضوع دارند.

سیستم‌های ERP بخشی از زیرساخت حیاتی هر شرکتی هستند. آن‌ها فرایندهای پیچیده را هماهنگ کرده و از در دسترس بودن و دقت داده‌ها، حتی در بزرگترین شرکت‌ها اطمینان حاصل می‌کنند. S/4HANA دارای ویژگی‌های متعددی است که مدیریت مؤثر این فرایندها را امکان پذیر می‌کنند. با یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف همانند داده‌های مالی، منابع انسانی و زنجیره تأمین/ موجودی، SAP S/4HANA به شرکت‌ها تصویری ۳۶۰ درجه از عملکرد شرکت ارائه می‌دهد.

پیش از این، تمامی اطلاعات و داده‌ها در برنامه‌ها و پلتفرم‌های مختلف پراکنده بودند. داده‌های بازاریابی در ابزارهایی همچون Hubspot و Google Analytics و داده‌های فروش در ابزارهایی همچون Salesforce جمع‌آوری می‌شدند. نرم افزار SAP S/4HANA تمامی این ابزارها را در یک محیط یکپارچه مستقر کرد و با فراهم سازی سریع اطلاعات به شرکت‌ها این امکان را داد تا تصمیم گیری‌های بهتری داشته باشند.

مزایای نرم افزار SAP S/4HANA

هنگامی که این نرم افزار را در کسب‌وکار راه اندازی می‌کنید، با مزایای گوناگونی روبرو می‌شوید. برخی از این مزایا (و نه همه‌ آن‌ها) به این شرح هستند:

بازدهی بیشتر

یکی از مهم‌ترین دستاوردهای SAP S/4HANA افزایش بازدهی عملیات شرکت است. بسیاری از کارهایی که قبلاً به صورت دستی انجام می‌شدند، اکنون به صورت خودکار انجام می‌شوند. برای مثال نرم‌افزارهای Fiori SAP امکان ثبت داده و صدور صورتحساب را فراهم نموده‌اند. در حقیقت شما می‌توانید نرم افزارهای خاص خودتان را شخصی‌سازی کنید، به گونه‌ای که با نیازهای شما هماهنگ باشند. اتوماسیون هر چه بیشتر از طریق ابزارهایی همچون SAP Intelligent RPA میسر شده است.

بدین ترتیب زمان کارمندان برای انجام وظایف مهم‌تر آزاد خواهد شد. علاوه بر این، نرم افزارهای SAP هماهنگ سازی فرایندها را ممکن می‌سازند و انجام سریع‌تر و بهتر آن‌ها را تضمین می‌کنند.

کاهش هزینه‌ها

افزایش بازدهی به معنای کاهش هزینه‌ها برای کسب‌وکار است. هماهنگ سازی فرایندها به معنی صرفه جویی در پول و زمان است و در ادامه می‌توانیم آن‌ها را در فعالیت‌های سودآورتر سرمایه‌گذاری کنیم: به جای تکمیل دستی فایل‌هایی شبیه به اکسل و Google sheets، کارمندان صرفاً روی کارهایی تمرکز می‌کنند که فقط از عهده‌ی انسان‌ها برمی‌آید. خودکارسازی فرایندهای ERP به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از خطاهای پُرهزینه و تکرار غیرضروری یک سری از فعالیت‌ها پیشگیری‌ کنند.                                                                              

افزایش رضایت مشتری

هنگامی که به نرم‌افزارهای ERP فکر می‌کنید، احتمالاً مزایایی همچون کاهش هزینه‌ها و افزایش نرخ بازده داخلی (ROI) به ذهنتان خطور می‌کنند. اما فراموش نکنید که فرایندهای بهینه در راستای تحقق اهداف خدماتی نیز مفید واقع می‌شوند. در حقیقت شرکت‌ها از لحاظ امتیاز خالص ترویج کنندگان (NPS) و ارزش طول عمر مشتری در شرایط بهتری قرار می‌گیرند.

به عنوان مثال یک شرکت تجارت الکترونیک را در نظر بگیرید که کارش تحویل سفارشات مشتریان است. با توجه به اینکه داده‌های عملیاتی کم حجم و در دسترس هستند، کارکنان شرکت به سؤالات مشتریان راجع به وضعیت بسته و زمان تحویل با دقت و قاطعیت پاسخ می‌دهند.

اگر داده‌های کسب‌وکار در سیستم‌های قدیمی وجود دارند، با استفاده از ابزار مهاجرت و انتقال داده‌های SAP S/4HANA می‌توان آن‌ها را به این راهکار منتقل کرد. با این کار تمام داده‌های کسب‌وکار در یک محل جمع می‌گردند که امکان بهره‌برداری بهتر در جهت تعامل با مشتریان را فراهم می‌کند.

تضمین رضایت مشتری فقط یکی از دستاوردهای کوچک سیستم‌های ERP است، اما نقش فوق العاده مهمی در تثبیت و تقویت یک برند دارد. هنگامی که عملیات شرکت هماهنگ‌تر باشند، این دستاورد در افزایش کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان منعکس می‌شود. این کار یکی از بخش‌های کمتر توجه شده در استفاده از ERP است. اما به کارگیری آن می‌تواند نتایج قابل توجهی در کسب‌وکار داشته باشد.

تصمیم گیری بهتر

نرم‌افزار SAP S/4HANA به شرکت‌ها کمک می‌کند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند. شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزار به داده‌های جدید و دقیق راجع به تمامی عملیات‌های خود دسترسی خواهند داشت. هنگامی که مدیران و کارکنان امکان پیگیری سریع شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) همچون هزینه جذب مشتری را داشته باشند، تغییرات مدنظر را با سرعت بیشتری نسبت به فرایندهای محدود داخلی و استراتژی‌های کلان شرکت به اجرا می‌گذارند، و نتایج بدست آمده را به راحتی راستی آزمایی می‌کنند.

شما این فرصت را دارید که SAP S/4HANA را با سایر نرم افزارهای SAP ادغام کنید و بازدهی عملیات خود را حداکثر کنید. برای مثال یکپارچه‌سازی با SAP ARIBA باعث کاهش هزینه‌ها و تصمیم گیری بهتر راجع به تأمین منابع و کاهش ریسک می‌شود. ابزار مدیریت دارایی‌های ثابت SAP S/4HANA نیز زمانبندی منابع را ارتقا می‌دهد. تصمیم گیری راجع به عملیات نگهداری ضروری نیز با دقت بیشتری انجام می‌شود.

علاوه بر این، اگر تیم بازاریابی از روش‌های نوین همانند استفاده از QR code برای کارت‌های ویزیت برای تیم فروش استفاده کند، نیاز به اثرسنجی این اقدام است. با یکپارچگی داده‌های فروش و بازاریابی در یکجا می‌توان میزان ورودی سایت مشتریان از طریق این کارت‌های ویزیت را بررسی کرد و کارایی آن‌ها را تشخیص داد.

چالش‌های نرم افزارهای ERP

تردیدی نیست که نرم افزارهای ERP همچون SAP S/4HANA ارزش بالایی دارند، اما پیاده سازی آن‌ها در محیط کار، چالش‌های خاص خودش را دارد.

سازگاری عملیاتی

یکی از بزرگترین چالش‌های اجرای نرم افزارهای ERP این است که پیدا کردن نرم افزارهای سازگار با تمامی نیازهای سازمان دشوار است. S/4HANA یک سیستم پیچیده با ماژول‌های مختلف است که هر کدام ویژگی خاصی دارند. در نتیجه برای سازمان‌ها پیدا کردن ماژولی که به تمام نیازهای آن‌ها پاسخگو باشد کاری دشوار است.

هزینه بالای پیاده سازی

هزینه بالای پیاده سازی ERP، یکی دیگر از چالش‌های مهم راه اندازی این سیستم‌ها است. اجرای این سیستم‌ها هزینه بالایی دارد، زیرا شما باید مجوز استفاده از هر یک از ابزارها را خریداری کنید. همچنین برای راه اندازی باید مشاورانی را استخدام کنید. هزینه آموزش کارکنان راجع به نحوه‌ی استفاده از ابزارها را هم در نظر بگیرید. برای آشنایی با روش‌های پیاده‌سازی SAP S/4HANA، مقاله استقرار به روش SAP Activate  را مطالعه نمایید.

آموزش

استفاده از S/4HANA پیچیدگی‌های خاص خودش را دارد و چالش‌هایی را برای سازمان‌ها به وجود می‌آورد. این نرم افزار برای سازمان‌های بزرگ طراحی شده است و بهره برداری شرکت‌های کوچک از تمامی قابلیت‌های آن تا اندازه‌ای دشوار است. این موضوع ممکن است باعث دلسردی کارکنان و کاهش بهره وری آن‌ها شود. به همین دلیل باید بودجه‌ی لازم را برای آموزش کارمندان و تهیه اطلاعات مستند، همزمان با استقرار S/4HANA  اختصاص داد.

عدم انعطاف پذیری

بعد از استقرار و پیاده سازی نرم افزار SAP S/4HANA، اعمال تغییرات بیشتر دشوار خواهد بود زیرا مستلزم تغییر در سیستم‌های زیرساختی است. شرکت‌هایی که باید حتماً تغییراتی داشته باشند تا نیازهای جدید خود را برآورده کنند، با مشکل عدم انعطاف پذیری روبرو می‌شوند. اگر چشم انداز صحیحی از وضعیت استراتژی سازمانتان داشته باشید، می‌توانید از وقوع این مشکل تا حد امکان جلوگیری کنید.

پشتیبانی

آخرین مشکل نرم افزارهای ERP این است که در صورت بروز مشکل، دسترسی به پشتیبانی لازم و کافی دشوار خواهد بود. این سیستم‌ها پیچیده هستند  و افراد کمی خارج از واحد فناوری اطلاعات توانایی کار با آن‌ها و رسیدگی به مشکلات احتمالی را دارند. به همین دلیل باید در حین تهیه نرم افزارهای ERP، “پشتیبانی از مشتری” را در اولویت قرار دهید. SAP ابزارهای پشتیبانی زیادی را در اختیار مشتریان قرار داده است که از جمله آن‌ها می‌توان به شبکه‌ی تخصصی SAP (SAP Community) که محل مناسبی برای پرسش و پاسخ است اشاره کرد.

چگونه برای اجرای نرم افزار SAP S/4HANA برنامه ریزی کنیم؟

تا زمانی که برنامه‌ی معتبری برای اجرای نرم افزار داشته باشید، پیاده سازی SAP S/4HANA در محیط شرکت دشوار نخواهد بود. مراحل برنامه ریزی به شرح زیر هستند:

درک نیازهای کسب‌وکار

اگر بخواهید از نرم افزار ردیابی ایمیل بدون داشتن هیچ ایده‌ای استفاده کنید، قطعا خروجی کار مناسب و بی‌ارزش خواهد بود. به همین ترتیب قبل از تحول بزرگی همچون استقرار ERP باید اهداف کسب‌وکار را مشخص کنید. 

این سؤالات را از خودتان بپرسید:

• با اجرای SAP S/4HANA درصدد برطرف سازی چه مشکلاتی هستید؟
• انتظار دارید کدام فرایندهای کلیدی را هماهنگ کنید یا ارتقا دهید؟
• طی سه ماه آینده در فکر برآورده سازی چه اهدافی هستید؟ (اهداف از نوع SMART) در 9 ماه و 1 سال چطور؟

بعد از اینکه نیازهای کسب‌وکار خود را دقیقاً مشخص کردید، باید این موضوع را بررسی کنید که SAP S/4HANA چگونه این خواسته‌ها را برآورده می‌کند. سعی کنید با توضیحات و دیدگاه‌های مثبت خود، سایر ذی نفعان را با خود همراه کنید.

پرس و جو کنید

نرم افزارهای ERP زیادی در بازار وجود دارند، بنابراین بهتر است نرم افزاری که بیشترین سازگاری با نیازهای شرکت شما دارد را انتخاب کنید. در تصمیم گیری به عواملی همچون هزینه، عملکرد و سهولت بهره برداری توجه کنید.

آموزش کارکنان

همانند سایر پروژه‌های بزرگ شرکتی مثل راه اندازی یک CRM یا مرکز تماس مجازی جدید، باید مطمئن شوید سیستم جدید به بهترین نحو ممکن مورد بهره برداری قرار می‌گیرد بگونه ای که بهره‌وری عملیاتی شرکت افت نکند. برای تضمین این موضوع، باید کارکنان کلیدی استفاده کننده از نرم افزار را آموزش دهید، تا در ادامه بتوانید با خیال راحت سیستم قدیمی را غیرفعال کنید.

آموزش‌ها باید کامل و فراگیر باشند و تمامی بخش‌های نرم افزار از جمله بهره برداری اولیه تا استفاده از قابلیت‌های پیشرفته‌تر و مخصوص شرکت را پوشش دهند. شاید لازم باشد یک مشاور ماهر را استخدام کنید یا برای حضور کارکنان در دوره‌های آموزشی شرکت‌های نرم افزاری برنامه ریزی کنید.

بهره برداری از نرم افزار جدید

بعد از اینکه تمامی پیش نیازها را آماده و تنظیمات لازم را اعمال کردید، باید از نرم افزار SAP S/4HANA بهره برداری کنید. بدین ترتیب از نرم افزار برای انجام کارهای روزانه استفاده می‌کنید. سعی کنید نظارت دقیقی روی عملکرد نرم افزار داشته باشید تا هرگونه مشکلی را سریعاً تشخیص دهید. نرم افزار جدید، شما را از مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد آگاه می‌کند. شما بلافاصله از حوزه‌های پیشرفت و حوزه‌های مستلزم بهبود آگاه می‌شوید.

استفاده از SAP S/4HANA در محیط کار

استفاده از SAP S/4HANA در محیط کار مزایای متعددی را به همراه دارد. بازدهی و ارتباطات بهتر، افزایش رضایت مشتریان، کاهش هزینه‌های عملیاتی چند نمونه از این مزایا هستند. اما راه اندازی این نرم افزارها چالش‌هایی هم دارد که در بخش‌های قبلی به آن‌ها اشاره کردیم. کسب و کارها از طریق همکاری کافی با فروشندگان نرم افزارهای SAP، توانایی غلبه بر این چالش‌ها را بدست می‌آورند.

شرکت Msys با تجربه‌ای بالا در زمینه استقرار راهکارهای SAP از جمله SAP S/4HANA در صنایع مختلف می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین و بیشترین دستاورد را با توجه به کسب‌وکار خود داشته باشید. برای این کار می‌توانید فرم‌ مشاوره را تکمیل نمایید.