اتوماسیون اداری چیست؟

بسیار پیش می‌آید در سازمان‌ها نام اتوماسیون اداری را شنیده باشید. تقریبا محال است سازمان‌های بزرگ و شاید حتی کوچک از اتوماسیون اداری برای خودکارسازی فرایندها استفاده نکنند. اما سوال اصلی ایت است که اتوماسیون اداری چیست؟ در این مطلب قصد داریم به تعریف و کاربردهای این تعریف بپردازیم.

ساده ترین راه برای تعریف اتوماسیون اداری این است که در مورد تمام فرآیندهای تجاری اصلی و مورد یک شرکت فکر و برنامه ریزی کنید. این موارد شامل امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین، خدمات، تدارکات و موارد دیگر می شود. در ابتدایی ترین سطح خود، اتوماسیون اداری به مدیریت کارآمد تمام این فرآیندها در یک سیستم یکپارچه کمک می کند.

با این حال، سیستم‌های مربوط به اتوماسیون اداری در سال های اخیر تغییرات زیادی داشته و دیگر شباهتی به سیستم های قدیمی تر ندارند. آنها اکنون از جدیدترین فناوری ها مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی برای ارائه اتوماسیون هوشمند، کارایی بیشتر و بینش فوری در سراسر تجارت استفاده می کنند. همچنین نرم افزار مدرن اتوماسیون اداری یک شرکت را با شرکای تجاری و شبکه هایی در سراسر جهان متصل می کند و به شرکت ها کمک می کند تا چابکی و سرعت لازم برای رقابت در دنیا و تجارت امروزی را داشته باشند.

تعریف ساده از اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یک سیستم نرم افزاری است که به شما کمک می کند کل کسب و کار خود را سازمان دهی کنید. این موارد همانطور که اشاره شد شامل از جمله فرآیندهای مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین، خدمات، تدارکات و موارد دیگر می شود.

چرا اتوماسیون اداری مهم است؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری یکی از حیاتی ترین ابزار ها برای سازمان ها به شمار می روند. سیستم ERP یا همان اتوماسیون اداری که گاهی به عنوان «سیستم عصبی مرکزی یک شرکت» نیز توصیف می‌شود، اتوماسیون، یکپارچه‌سازی و هوشمندسازی را فراهم می‌کند. این کارها برای اجرای کارآمد تمام عملیات‌های تجاری روزانه ضروری هستند. بیشتر یا تمام داده های یک سازمان باید در سیستم ERP وجود داشته باشد تا یک منبع واحد از اطلاعات در سراسر تجارت وجود داشته باشد. پیشنهاد می‌کنیم مقاله ERP چیست را مطالعه نمایید.

 تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملاً تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌های خود کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی نصیب آنها نشده است. امور مالی برای بستن سریع حساب و کتاب های خود و همچنین فروش برای مدیریت تمام سفارشات مشتری به ERP نیاز دارد.

سیستم لجستیکی برای ارائه محصولات و خدمات مناسب به مشتریان بر روی نرم افزار ERP متکی است. حساب های پرداختنی به ERP نیاز دارند تا به درستی و به موقع به تأمین کنندگان پرداخت شوند. مدیریت برای تصمیم گیری به موقع، نیاز به مشاهده فوری عملکرد شرکت دارد. همچنین همانطور که می دانید بانک ها و سهامداران به سوابق مالی دقیق نیاز دارند. بنابراین آنها روی داده ها و تجزیه و تحلیل قابل اعتماد که توسط سیستم ERP یا اتوماسیون اداری امکان پذیر شده است، حساب می کنند.

سیستم اتوماسیون اداری چگونه کار می کنند؟

یک سیستم ERP از ماژول های یکپارچه یا برنامه های کاربردی تجاری تشکیل شده است که با یکدیگر ارتباط دارند و یک پایگاه داده مشترک را به اشتراک می گذارند. هر ماژول ERP معمولاً بر روی یک حوزه تجاری متمرکز است. اما آنها با استفاده از داده های یکسان برای رفع نیازهای شرکت با هم کار می کنند. امور مالی، حسابداری، منابع انسانی، فروش، تدارکات، تدارکات و زنجیره تأمین نقاط شروع محبوب هستند. شرکت‌ها می‌توانند ماژول های مورد نیاز خود را انتخاب کنند.

نرم افزار ERP را می توان با استفاده از مدل اشتراک ابری (نرم افزار به عنوان سرویس یا SaaS) یا مدل صدور مجوز (در محل) خریداری کرد.

ماژول های رایج ERP

سیستم های اتوماسیون اداری شامل انواع ماژول های مختلف است. هر ماژول از فرآیندهای تجاری خاص – مانند امور مالی، تدارکات، یا تولید- پشتیبانی می کند و به کارکنان آن بخش معاملات و بینشی را که برای انجام وظایف خود نیاز دارند، ارائه می دهد. هر ماژول به سیستم ERP متصل می شود که یک منبع واحد از داده های دقیق و به اشتراک گذاشته شده را در بین بخش ها ارائه خواهد کرد.

پرکاربردترین ماژول های ERP عبارتند از:

امور مالی: ماژول مالی و حسابداری ستون فقرات اکثر سیستم های ERP است. علاوه بر مدیریت دفتر کل و خودکارسازی وظایف کلیدی مالی، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا حساب‌های پرداختنی (AP) و دریافتنی (AR) را ردیابی کنند، حساب ها را ببندند، گزارش‌های مالی تولید کنند، با استانداردهای شناسایی درآمد مطابقت داشته باشند، ریسک مالی را کاهش دهند و موارد دیگر.

مدیریت منابع انسانی: اکثر سیستم‌های ERP شامل یک ماژول منابع انسانی هستند که قابلیت‌های اصلی مانند زمان، حضور و غیاب و حقوق و دستمزد را فراهم می‌کند. افزونه‌ها یا حتی مجموعه‌های مدیریت سرمایه انسانی (HCM) می‌توانند به ERP متصل شوند و عملکرد منابع انسانی قوی‌تری کنند.

فروش: ماژول فروش ارتباطات با مشتریان را پیگیری می کند و به نمایندگان کمک می کند تا از بینش های مبتنی بر داده برای افزایش فروش و هدف قرار دادن سرنخ ها با تبلیغات مناسب و فرصت های فروش بیشتر استفاده کنند. این شامل عملکردهایی از جمله مدیریت سفارش، قراردادها، صورتحساب، مدیریت عملکرد فروش، و پشتیبانی نیروی فروش می شود.

ساخت: ماژول ساخت یک جزء کلیدی برنامه ریزی و اجرای نرم افزار ERP است. این ماژول به شرکت ها کمک می کند تا فرآیندهای تولید پیچیده را ساده کرده و اطمینان حاصل کنند که تولید مطابق با تقاضا انجام می شود. این ماژول معمولاً شامل قابلیت هایی برای برنامه ریزی مواد مورد نیاز، برنامه ریزی تولید، اجرای ساخت و ساز، مدیریت کیفیت و موارد دیگر است.

لجستیک و مدیریت زنجیره تأمین: یکی دیگر از اجزای کلیدی سیستم های ERP، ماژول زنجیره تأمین، جابه‌جایی کالاها و منابع است. این ماژول ابزارهایی را برای مدیریت موجودی، عملیات انبارداری، حمل و نقل و تدارکات ارائه می دهد. همچنین می تواند به افزایش دیدگاه و انعطاف پذیری زنجیره تأمین کمک کند.

خدمات: در یک نرم افزار اتوماسیون اداری، ماژول خدمات به شرکت ها کمک می کند خدمات قابل اعتماد و شخصی سازی شده ای را که مشتریان انتظار دارند، ارائه دهند. این ماژول می‌تواند شامل ابزارهایی برای تعمیرات داخلی، قطعات یدکی، مدیریت خدمات میدانی و جریان‌های درآمد مبتنی بر خدمات باشد. همچنین تجزیه و تحلیل هایی را برای کمک به نمایندگان خدمات و تکنسین ها در راستای حل سریع مسائل مشتریان و بهبود وفاداری ارائه می دهد.

مدیریت دارایی سازمانی: سیستم‌های ERP قوی می‌توانند شامل یک ماژول مدیریت دارایی سازمانی باشند که به کسب‌وکارهای دارای دارایی فشرده کمک می‌کند تا زمان خرابی را به حداقل برسانند و ماشین‌ها و تجهیزات خود را در اوج بازدهی کار کنند. این ماژول شامل قابلیت هایی برای نگهداری پیش بینی، برنامه ریزی، عملیات و برنامه ریزی دارایی، محیط زیست، سلامت و ایمنی (EHS) و موارد دیگر است.

جمع بندی

همانطور که خوانیدید نرم افزارهای مربوط به اتوماسیون اداری برای یک سازمان ضروری هستند. این نرم افزارها می توانند به سازمان دهی و مدیریت یک شرکت کمک بسیاری کنند. به نظر شما چه ماژول های دیگری برای مدیریت یک شرکت نیاز است؟