SAP – DMS چیست؟

ویژگی‎ها و قابلیت‎های  SAP DMS

• ذخیره‎سازی متمرکز اسناد: اسناد در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می‎شوند و کاربران مجاز به آن دسترسی دارند.
• یکپارچگی با ماژول‎های دیگر :SAP DMS به راحتی با سایر ماژول‎های SAP مانند برنامه ریزی تولید (PP)، مدیریت مواد (MM) و….  یکپارچه می‌‎شود.
• کنترل نسخه: امکان پیگیری و مدیریت نسخه‎های مختلف اسناد
• مجوزدهی و امنیت: تعریف مجوزهای دسترسی به اسناد بر اساس نقش‎ها و نیازمندی‎های سازمان.
• جستجوی پیشرفته: جستجوی سریع و دقیق بر اساس کلیدواژه‎ها یا ویژگی‎های سند.
• مدیریت گردش کار (Workflow Management): تسهیل فرآیندهای تأیید، تغییر و اشتراک گذاری اسناد.
• ادغام با سیستم‎های CAD: امکان مدیریت مستقیم فایل‎های طراحی مهندسی.

مزایای SAP DMS برای سازمان‎ها

• افزایش بهره‎وری: دسترسی سریع و آسان به اسناد، زمان جستجو و بازیابی اطلاعات را کاهش می‎دهد. 
• کاهش هزینه‎ها: با حذف نیاز به مدیریت فیزیکی اسناد و کاهش خطاهای انسانی، هزینه‎ها به طور چشمگیری کاهش می‎یابد. 
• بهبود هماهنگی و همکاری: با ذخیره و به روز رسانی اطلاعات در یک سیستم متمرکز، هماهنگی بین بخش‎های مختلف سازمان افزایش می‎یابد. 
• افزایش امنیت اطلاعات: با اعمال سیاست‎های امنیتی دقیق، خطر افشای اطلاعات کاهش می‎یابد. 
• پیروی از استانداردها و مقررات: SAP DMS  امکان مدیریت و نگهداری اسناد مطابق با استانداردهای قانونی و صنعتی را فراهم می‎کند. 
• یکپارچگی فرآیندها: امکان اتصال اسناد به فرآیندهای اصلی سازمانی مانند تولید، نگهداری و خرید. 

مفاهیم اصلی در SAP DMS

در SAP DMS، مفاهیم کلیدی مختلفی وجود دارد که به مدیریت مؤثر اسناد کمک می‎کنند. در ادامه، توضیحی درباره سه مفهومDocument Versioning ، Document Info Record (DIR) و Status Management ارائه می‎شود.

نسخه بندی اسناد (Document Versioning)

نسخه بندی، به فرآیند ایجاد نسخه‎های مختلف از یک سند اشاره دارد. این قابلیت به سازمان‎ها امکان می‎دهد تغییرات انجام شده در اسناد را پیگیری کرده و به نسخه‎های قبلی بازگردند.

مزایا:

• ردیابی تغییرات: هر نسخه شامل اطلاعاتی درباره تغییرات اعمال شده، مانند ویرایش‎های انجام شده و شخص مسئول است.
• حفظ تاریخچه: نسخه‎های قبلی حفظ می‎شوند و برای مراجعات بعدی قابل دسترسی هستند.
• کنترل کیفیت: با مدیریت نسخه‎ها، اطمینان حاصل می‎شود که کاربران به نسخه صحیح و به روز دسترسی دارند.
• در پروژه های طراحی مهندسی (CAD)، نسخه‎های مختلف یک نقشه ذخیره می‎شوند و کاربران می‎توانند تفاوت‎ها را مشاهده کنند.

رکورد اطلاعات سند (Document Info Record (DIR))

DIR هسته اصلی مدیریت اسناد در SAP DMS است. این رکورد شامل اطلاعات (مانند شماره سند، نوع سند، نسخه، وضعیت و توضیحات) و لینک به فایل های واقعی (مانندPDF، Word و یا CAD) است.

مزایا:

• ساختار اطلاعاتی: یک رکورد ساختاریافته است که همه اطلاعات مرتبط با یک سند را ذخیره می‎کند.
• لینک به فایل‎ها: فایل‎های فیزیکی ذخیره شده در سرور یا سیستم آرشیو را مدیریت می‎کند.
• یکپارچگی: می‎تواند با فرآیندهای دیگر SAP مانند تولید، خرید و نگهداری مرتبط شود.
• جستجوی آسان: کاربران می‎توانند با استفاده از پارامترهای اطلاعات، اسناد را به سرعت جستجو و پیدا کنند.

اطلاعات کلیدی DIR

• Document Type: نوع سند (مانند دستورالعمل‎ها یا نقشه‎های فنی).
• Document Number: شماره منحصربه فرد سند.
• Document Version: نسخه سند.
• Document Status: وضعیت جاری سند (مانند پیشنویس یا تأیید شده یا حذف شده).

مدیریت وضعیت (Status Management)

مدیریت وضعیت به سازمان ها کمک می‎کند تا فرآیند چرخه حیات سند را کنترل و نظارت کنند. این ویژگی تضمین می‎کند که اسناد فقط در وضعیت های مشخص قابل دسترسی یا ویرایش باشند.

مزایا:

• تعریف وضعیت‎ها: وضعیت‎ها نشان‎دهنده مرحله فعلی سند در چرخه حیات آن هستند، مانند:
  Created: سند ایجاد شده است.
  In Review: سند در حال بازبینی است.
  Approved: سند تأیید شده است.
  Released: سند منتشر شده است.
• کنترل دسترسی: وضعیت سند تعیین می‎کند که چه کسی می‎تواند آن را مشاهده، ویرایش یا تأیید کند.
• توسعه فرآیندهای خودکار: می‎توان گردش کارهای (Workflow) خودکار را بر اساس تغییر وضعیت ها تعریف کرد.
• کاهش ریسک: مدیریت وضعیت، از استفاده غیرمجاز یا دسترسی به اسناد تأیید نشده جلوگیری می‎کند.

در صورت نیاز به مشاوره جهت پیاده سازی SAP و Fiori با ما در تماس باشید.