در دنیای امروزی، کسب و کارها به سرعت در حال رشد و توسعه هستند و به دلیل پیچیدگی بیشتر عملیات، نیاز به روش‌ها و ابزارهای مدیریتی مدرن احساس می‌شود. دو ابزار مدیریتی مهم که برای شرکت‌ها و سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردارند، ERP و نرم‌افزار حسابداری هستند. این دو ابزار علیرغم اشتراکاتی در برخی از ویژگی‌ها، تفاوت‌هایی نیز دارند که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
ERP چیست؟
ERP مخفف Enterprise Resource Planning است که به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌باشد.در واقع ERP یک سیستم یکپارچه برای محاسبات و مدیریت بخش‌های مختلف سازمان‌ها، کارگاه‌ها و کارخانه‌ها است و شامل چندین زیرسیستم یا ماژول می‌باشد که هر کدام به یک فرآیند تجاری یا عملکرد سازمان اختصاص دارند. برخی از زیرسیستم‌های رایجERP عبارتند از:
- حسابداری و مالی: برای ثبت، پردازش و گزارش داده‌های مالی سازمان.
- منابع انسانی: برای مدیریت استخدام، پرداخت حقوق، آموزش، ارزیابی عملکرد و رفاه کارکنان.
- تولید: برای برنامه‌ریزی، کنترل و بهینه‌سازی فعالیت‌های تولید، تامین قطعات، صورتحساب مواد اولیه و کنترل کیفیت.
- تأمین: برای خرید، درخواست، درج سفارش، تحویل و پرداخت به تأمین کننده‌های خارج از سازمان.
- فروش: برای پذیرش، پاسخگویی، صورتحساب و پشتیبانی از سفارشات مشتریان.
- بازار: برای تحقیقات بازاریابی، تحلیل رقابتی، تعیین قیمت، تبلیغات و اجرای کمپین‌های بازاریابی.
- زنجیره تأمین: برای همگام‌سازی فعالیت‌های عرضه و تقاضای سطح سازمان با شبکه عرضه جامع خود.
همچنین باید اشاره کنیم که این زیرسیستم‌ها با یکدیگر ارتباط دارند و از یک پایگاه داده مشترک استفاده می‌کنند. در واقع این موضوع باعث می‌شود که داده‌ها به صورت یکپارچه و از یک منبع واحد فراهم شوند که برای کل سازمان واقعی و قابل استناد می‌باشند. در عین حال ERP امکان برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، پیش‌بینی و گزارش‌گیری مالی سازمان‌ها را فراهم می‌کند. اگر قصد دارید اطلاعات بیشتری به دست آورید پیشنهاد می‌کنیم مقاله ERP چیست را مطالعه نمایید.
مزایای ERP
ERP به عنوان یک راه‌کار جامع برای مدیریت سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ، مزایای زیر را به همراه دارد:
- افزایش کارایی و بهره‌وری: ERP با اتوماسیون فرآیندهای تجاری، کاهش داده‌های تکراری، حذف فعالیت‌های غیرضروری و اصلاح خطاهای احتمالی، باعث می‌شود که کارکنان بتوانند با سرعت و دقت بالاتری کار کنند.
- بهبود تصمیم‌گیری: ERP با فراهم کردن دید کامل و به‌روز از عملکرد سازمان، اطلاعات قابل اعتماد و تحلیل را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. همچنین این امکان را فراهم می‌کند که مدیران بتوانند تصمیمات استراتژیک و عملیاتی بهتر و سریع‌تری بگیرند.
- افزایش همکاری: ERP با افزایش ارتباط و همگام‌سازی بین بخش‌های مختلف سازمان، همکاری و تعامل را در سطح آن تقویت می‌کند. همچنین ERP با پشتیبانی از روش‌های ارتباطات الکترونیكی هم‌چون ایمیل، چت، تلفن همراه و دیگر شبكه‌های اجتماعی، به كاركنان كمك می‌كند تا به راحتی با یكدیگر در تماس باشند.
- افزایش دقت و سرعت: ERP با استفاده از پایگاه داده مشترک و چرخش الکترونیک داده‌ها، خطا و تأخیر در فرآیندهای تجاری را کاهش می‌دهد.
- افزایش شفافیت و همگام‌سازی: ERP با ارائه دسترسی به داده‌های به روز و قابل استناد به همه بخش‌های سازمان، باعث شفاف شدن عملکردها و همگام شدن فعالیت‌ها می‌شود.
- افزایش قابل اطمینان بودن: ERP با پشتیبان گیری منظم و رعایت استانداردهای امنیت اطلاعات، قابل اطمینان بودن داده‌ها و سیستم‌ها را افزایش می‌دهد.
- افزایش انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری: ERP با قابلیت تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای سازمان، انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری سیستم را افزایش می‌دهد.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم‌افزار حسابداری در واقع یک نرم‌افزار کامپیوتری است که برای ثبت، پردازش و گزارش داده‌های مالی سازمان‌ها و همچنین کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم‌افزار حسابداری شامل چندین عملکرد اصلی است که به طور کلی عبارتند از:
- دفتر حسابداری: برای ثبت و ردیابی تراکنش‌های مالی هم‌چون فروش، خرید، درآمد، هزینه، بدهی و بستانکاری.
- صورتحساب: برای تهیه و ارائه صورت حساب‌های مالی هم‌چون سود و زیان، ترازنامه، جریان نقد و صورت سود جامع.
- حقوق و دستمزد: برای محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان هم‌چون حقوق پایه، اضافه کار، بیمه، مالیات و سایر مزایا.
- مالیات: برای محاسبه و پرداخت مالیات‌های قانونی و اختیاری به دولت یا سازمان‌های دیگر.
- حسابرسی: برای بازبینی و تأیید صحت و اعتبار داده‌ها و صورت حساب‌های مالی.
در واقع باید بگوییم که نرم‌افزار حسابداری معمولاً به صورت جداگانه از سایر سیستم‌های سازمان استفاده می‌شود و با آن‌ها اطلاعاتی را به صورت دستی یا نیمه خودکار تبادل می‌کند. در عین حال نرم‌افزار حسابداری به صورت محلی روی کامپیوتر یا شبكه داخلی سازمان نصب شده یا به صورت ابری از طریق اینترنت قابل دسترسی است.
مزایای نرم افزار حسابداری
نرم‌افزار حسابداری به عنوان یک راه‌کار تخصصی برای مدیریت امور مالی و حسابداری سازمان‌ها و همچنین كسب و كارهای كوچك و متوسط، مزایای زیر را دارد:
- سادگی و كاربردی بودن: نرم‌افزار حسابداری با رابط كاربری ساده و قابل فهم، به كاربران كمك می كند تا با آسانی تراكنش های مالی را ثبت، پردازش و گزارش كنند. همچنین نرم‌افزار حسابداری با ارائه قالب های آماده و راهنمای استفاده، به كاربران كمك می‌كند که صورت حساب‌های مالی را به درستی تهیه و ارائه كنند.
- دقت و سرعت: نرم‌افزار حسابداری با استفاده از فرمول‌ها و قوانین حسابداری، به كاربران كمك می‌كند که داده‌های مالی را با دقت و سرعت بالا محاسبه و پردازش كنند. همچنین باید اشاره کنیم که نرم‌افزار حسابداری با اعمال محدودیت‌ها و اعتبارسنجی‌ها، به كاربران كمك می‌كند تا خطاها و اشكالات را در داده‌ها و صورت حساب‌ها شناسایی و اصلاح کنند.
- امنیت و قابلیت پشتیبان‌گیری: نرم‌افزار حسابداری با استفاده از روش‌های رمزگذاری و کنترل دسترسی، به کاربران کمک می‌کند که داده‌های مالی را در برابر دسترسی غیرمجاز، سرقت، تغییر یا از دست رفتن محافظت کنند. نرم‌افزار حسابداری همچنین با ارائه قابلیت پشتیبان‌گیری و بازیابی داده‌ها، به کاربران کمک می‌کند تا در صورت بروز خرابی یا حادثه، داده‌های مالی را به‌روز و کامل نگه دارند.
تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری در چیست؟
ERP و نرم‌افزار حسابداری در چندین جنبه با یکدیگر تفاوت دارند که عبارتند از:
- محدوده: ERP یک سیستم جامع برای مدیریت تمام بخش‌های سازمان است، در حالی که نرم‌افزار حسابداری فقط برای مدیریت بخش مالی و حسابداری سازمان کاربرد دارد.
- یکپارچگی: ERP یک سیستم یکپارچه است که زیرسیستم‌های آن با یک پایگاه داده مشترک اطلاعات را به صورت خودکار تبادل می‌کنند، در حالی که نرم‌افزار حسابداری یک سیستم جداگانه می‌باشد که با سایر سیستم‌های سازمان اطلاعات را به صورت دستی تبادل اطلاعات خواهند داشت.
- هماهنگی: ERP یک سیستم هماهنگ است که فرآیندهای تجاری را در سطح سازمان به صورت یکنواخت و استاندارد اجرا می‌کند، در حالی که نرم‌افزار حسابداری یک سیستم ناهماهنگ است که فرآیندهای مالی را بر اساس قوانین و مقررات محلی یا منطقه‌ای اجرا می‌کند.
- انعطاف‌پذیری: ERP یک سیستم انعطاف‌پذیر است که قابلیت تغییر و تنظیم بر اساس نیازهای تغییر یافته سازمان را دارد، در حالی که نرم‌افزار حسابداری یک سیستم ثابت است که قابلیت تغییر و تنظیم بر اساس نیازهای جدید سازمان را ندارد.
- پشتیبانی: ERP یک سیستم پشتیبان است که از طرف شرکت تولید کننده یا ارائه دهنده، خدمات پشتیبانی فنی و آموزشی در سطح جهانی دریافت می‌کند، در حالی که نرم‌افزار حسابداری یک سیستم بدون پشتیبان است که از طرف شرکت تولید کننده یا ارائه دهنده، خدمات پشتیبانی فنی و آموزشی در سطح محلی یا منطقه‌ای را دریافت می‌كند.
- حجم کاربران: ERP معمولاً برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و پیچیده مناسب است، اما نرم‌افزار حسابداری به دلیل سادگی و کاربرد محدودتر، برای شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- میزان پیچیدگی: ERP به دلیل تمامیت بیشتر اطلاعات و تعامل بیشتر بین اقسام شرکت، پیچیده‌تر از نرم‌افزار حسابداری است.
- نوع داده‌ها: ERP برای تصمیم‌گیری‌های جامع و استراتژیک از داده‌های مختلفی استفاده می‌کند، اما نرم‌افزار حسابداری معمولاً به داده‌های مالی محدود می‌شود.
جمع بندی
ERP و نرم‌افزار حسابداری دو نوع ابزار هستند كه برای مدیریت امور مالی و حسابداری سازمان‌ها و كسب و كارها استفاده می‌شوند. ERP یك سیستم جامع، یكپارچه، هماهنگ، انعطاف پذیر و پشتیبان می‌باشد كه برای مدیریت تمام بخش های سازمان مناسب است.
نرم‌افزار حسابداری یك سیستم تخصصی، جداگانه، ناهماهنگ، ثابت و بدون پشتیبان است كه برای مدیریت بخش مالی و حسابداری سازمان مناسب می‌باشد. با توجه به نوع و اندازه فعالیت سازمان دارد كه كدام یك از این دو راهكار را انتخاب كند. به طور كلی،ERP برای سازمان های بزرگ، پیچیده و چند منظوره مناسب می‌باشد، در حالی كه نرم‌افزار حسابداری برای سازمان های كوچك، ساده و تك منظوره مناسب است.
در نهایت باید اشاره کنیم که هر دو ابزار ERP و نرم‌افزار حسابداری به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و بازدهی بیشتری داشته باشند. ERP با یکپارچه‌سازی و هماهنگ‌سازی فرآیندها و اطلاعات، به مدیران امکان می‌دهد تصمیم‌گیری‌های استراتژیک‌تری انجام دهند، در حالی که نرم‌افزار حسابداری با تمرکز بر رصد و ردیابی تراکنش‌های مالی به مدیران مالی کمک می‌کند تا اطلاعات دقیق‌تری از وضعیت مالی شرکت داشته باشند.
سوالات متداول
- آیا نرم‌افزار حسابداری می‌تواند جایگزینی برای ERP باشد؟
خیر، نرم‌افزار حسابداری تنها یک بخش از ERP است و نمی‌تواند تمامی ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن را جایگزین کند، چرا که ERP به‌طور گسترده‌تر فرآیندهای سازمان را مدیریت می‌کند و ارتباطات بین بخش‌ها را بهبود می‌بخشد.
- آیا ERP می‌تواند به شرکت‌های کوچک هم کمک کند؟
بله، نرم‌افزار ERP به‌طور مشابه برای شرکت‌های کوچک نیز می‌تواند مفید باشد. این نرم‌افزار باعث بهبود فرآیندها و بهینه‌سازی منابع موجود در شرکت‌های کوچک می‌شود و به آن‌ها کمک می‌کند که به صورت هوشمندانه‌تری مدیریت کنند.
