ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک نوع نرم‌افزار مدیریت کسب و کار است که به شرکت‌ها امکان می‌دهد، فرآیندهای مختلف خود را از جمله حسابداری، تولید، تأمین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی؛ در یک پلتفرم متحد کنند. همچنین باید اشاره کنیم که ERP به شرکت‌ها کمک می‌کند تا داده‌های خود را به صورت یکپارچه و به‌روز نگه دارند و تصمیمات بهتر و سریع‌تری را بگیرند.
اما بگوییم که ERP به تنهایی کافی نیست! شرکت‌های امروزی از نرم‌افزارهای دیگری هم استفاده می‌کنند که باید با ERP هماهنگ باشند. به عنوان مثال، یک شرکت فروش آنلاین ممکن است از یک سامانه فروشگاه ساز، یک سامانه CRM، یک سامانه حمل و نقل و یک سامانه پرداخت استفاده کند. این نرم‌افزارها باید با ERP ارتباط برقرار کنند تا داده‌های مشتریان، سفارشات، موجودی، صورتحساب و… را به طور خودکار همگام‌سازی کنند. در غیر این صورت، شرکت با مشکلاتی هم‌چون داده‌های نادرست، تضاد در فرآیندها، خطای انسانی و کاستی در عملکرد روبه‌رو خواهد شد.
اینجاست که یکپارچه سازی ERP به کار می‌آید. در این مقاله به تعریف، اهمیت، مراحل، مزایا و روش‌های یکپارچه سازی ERP پرداخته و همچنین به شما نشان خواهیم داد که چگونه نرم‌افزار مناسب برای یکپارچه سازی ERP را انتخاب کنید.
ERP چیست؟
ERP یعنی Enterprise Resource Planning یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی که در واقع یک نوع نرم‌افزار است و قابلیت ادغام فعالیت‌های مختلف شرکت را دارد. در واقع ERP شامل مجموعه‌ای از بخش‌های نرم‌افزار (modules) است که هر کدام به گسترش و بهبود عملکرد یک حوزه خاص در شرکت کمک می‌کنند. برخی از بخش‌های رایج ERP عبارتند از:
- حسابداری و مالی: این بخش به مدیریت و گزارش‌گیری از مالیات، حساب‌های پرداختی و دریافتی، صورت‌های مالی، بودجه‌بندی و تحلیل مالی کمک می‌کند.
- تولید: این بخش به برنامه‌ریزی و کنترل تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت سفارشات، مدیریت تقاضا و پیش‌بینی، مدیریت زنجیره تأمین و مدیریت انبار کمک می‌کند.
- فروش و بازاریابی: این بخش به مدیریت فروش، قراردادها، قیمت‌گذاری، تخفیفات، کمپین‌های بازاریابی، فرصت‌های فروش و روابط با مشتریان کمک می‌کند.
- منابع انسانی: این بخش به مدیریت استخدام، آموزش، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد، فرهنگ سازمانی و رفاه کارکنان کمک می‌کند.
ERP چندین خصوصیت دارد که آن‌را از نرم‌افزارهای دیگر متمایز می‌کند. برخی از این خصوصیات عبارتند از:
- چند منظوره بودن: ERP قادر است نیازهای گوناگون شرکت‌ها در صنایع و حوزه‌های مختلف را پوشش دهد. همچنین قابل تطبیق با قوانین و استانداردهای محلی و بین المللی است.
- چند زبانه و چند ارز بودن: ERP قادر است با زبان‌ها و ارزهای مختلف کار کرده و نرخ تبادل ارز را به صورت خودکار به‌روز رسانی کند. این ویژگی به شرکت‌های چند ملیتی در بازارهای جهانی کمک خواهد کرد.
- چند سطحی بودن: ERP قادر است سطوح دسترسی مختلف را برای کاربران تعریف کند. به عنوان مثال، گزارشات حسابداری فقط برای حسابداران یا مدیران ارشد قابل دسترس باشد. این ویژگی به امنیت و حفظ حریم خصوصی داده‌ها کمک می‌کند.
- مجهز به چند پایگاه داده: ERP قادر است با پایگاه‌های داده‌های مختلف همکاری کند و داده‌ها را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره کند. این ویژگی به کارایی و عملکرد ERP افزوده و هزینه‌های نگهداری را نیز کاهش می‌دهد.
یکپارچه سازی ERP چیست؟
یکپارچه سازی ERP به فرآیند اتصال آن با دیگر نرم‌افزارها گفته می‌شود. هدف از یکپارچه سازی ERP این است که داده‌ها و فرآیندها را در سطح سازمان همگام‌سازی و بهینه‌سازی کنند. یکپارچه سازی ERP موجب می‌شود که نرم‌افزارهای مختلف با هم صحبت کرده و اطلاعات را به صورت خودکار جابه‌جا، به روز رسانی و تحلیل کنند.
بسته به نوع و تعداد نرم‌افزارهای مورد استفاده، یکپارچه سازی ERP ممکن است ساده یا پیچیده باشد. برخی از عوامل تأثیرگذار بر پروژه یکپارچه سازی ERP عبارتند از:
- تعداد نرم‌افزار: هر چقدر تعداد نرم‌افزارها بیشتر باشد، چالش بیشتری برای یکپارچه سازی آن‌ها وجود خواهد داشت. چرا که باید تعاملات بین هر جفت نرم‌افزار را در نظر گرفت.
- نوع نرم‌افزار: نرم‌افزارهای مختلف ممکن است از زبان‌های برنامه نویسی، پروتکل‌های ارتباط، فرمت‌های داده و استانداردهای متفاوتی استفاده کنند. بنابراین، باید روش مناسب برای تبادل داده بین آن‌ها را پیدا کرد.
- شخصیت سازمان: این مورد به فرآیندهای کسب و کار، فرآیندهای IT، فضای فرآیندهای IT، فضای فعال، ساختار سازمانی، فرهنگ سازمانی و استراتژی سازمانی اشاره می‌کند. این عوامل می‌توانند تأثیر مستقیم یا غیرمستقیم بر نحوه یکپارچه سازی ERP داشته باشند.
مزایای یکپارچه سازی ERP
یکپارچه سازی ERP مزایای زیادی برای شرکت‌ها دارد و به همین دلیل است که برای آن‌ها مهم می‌باشد. برخی از این مزایا که سبب مهم بودن یکپارچه سازی ERP می‌شوند، عبارتند از:
- دسترسی به داده‌های یکپارچه و به‌روز: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که داده‌های شرکت در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره شده و به صورت خودکار جابه‌جا، به روز رسانی و تحلیل شوند. این امر به دسترسی آسان و سریع کاربران به داده‌های مورد نیاز کمک می‌کند و اطلاعاتی دقیق‌تر و قابل اعتماد‌تر را فراهم خواهد کرد.
- همگام‌سازی فرآیندهای کسب و کار: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که فرآیندهای کسب و کار شرکت در سطح سازمان یکنواخت شوند. این امر به جلوگیری از تضاد، تداخل و تأخیر در فعالیت‌های شرکت کمک می‌کند و عملکرد بهتر و کارآمدتری را به همراه خواهد داشت.
- افزایش قابلیت انعطاف پذیری و تطبیق پذیری: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که شرکت بتواند به تغییرات در بازار، رقابت، تقاضا، قوانین و فناوری به صورت سریع و آسان واکنش نشان دهد تا به این ترتیب فرصت‌های جدید را شناسایی کرده و از آن‌ها بهره ببرد و همچنین تهدیدات را مدیریت و کنترل کند.
- افزایش نوآوری و رشد: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که شرکت بتواند داده‌های خود را به صورت عمیق و جامع تحلیل کرده و بر اساس آن‌ها استراتژی‌های جدید را طراحی و پیاده سازی کند تا محصولات و خدمات جدید و بهبود یافته را ارائه داده و بازارهای جدید را گسترش دهد.
- بهبود کارایی و عملکرد: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که از تکرار داده‌ها، خطای انسانی، تأخیر در پاسخگویی و تضاد در گزارش‌گیری، جلوگیری شود. همچنین به کاربران اجازه می‌دهد که به داده‌های لازم به صورت آسان و سریع دسترسی پیدا کنند و تصمیمات بهتر و سریع‌تری بگیرند.
- کاهش هزینه‌ها: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که نرم‌افزارهای مختلف با هم همکاری کنند و بهینه شوند که این امر به کاهش هزینه‌های نگهداری، پشتیبانی، آپدیت نرم‌افزارها منجر می‌شود. همچنین به کاهش هزینه‌های مربوط به منابع انسانی، زمان، انرژی و مصرف منابع نیز کمک می‌کند.
- افزایش رضایت مشتری: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که شرکت بتواند خدمات بهتر و سفارشات دقیق‌تری را به مشتریان خود ارائه دهد که این امر به افزایش رضایت، وفاداری و حفظ مشتریان کمک می‌کند. همچنین به شرکت این امکان را می‌دهد که بازخورد و نظرات مشتریان را به صورت زنده دریافت کند و بر اساس آن‌ها کیفیت کار خود را بهبود بخشد.
- افزایش همکاری و ارتباط: یکپارچه سازی ERP باعث می‌شود که کارکنان، مدیران، شرکای تجاری و ذینفعان دیگر؛ در سطح سازمان با یکدیگر در تعامل باشند که این امر به افزایش همکاری، اطلاع‌رسانی، هماهنگی و تعامل بین بخش‌ها، تیم‌ها و فرد‌ها منجر می‌شود. همچنین به شفافیت و پاسخگویی در فعالیت‌های سازمان کمک می‌کند.
مراحل یکپارچه سازی ERP
پروژه یکپارچه سازی ERP چندین مرحله دارد که بسته به نوع و حجم پروژه خاص هر شرکت ممکن است متفاوت باشند. اما به طور کلی، مراحل یکپارچه سازی ERP عبارتند از:
- تحلیل نیازها: در این مرحله، شرکت باید نرم‌افزارهای خود را که قصد دارد با ERP یکپارچه کند، شناسایی کرده و همچنین نقش، منفعت و تأثیر هر کدام از آن‌ها را بر روی فعالیت‌های کسب و کار، فرآیندهای IT و استراتژی سازمان تعیین کند.
- طراحی راه حل: در این مرحله، شرکت باید روش مناسب برای یکپارچه سازی نرم‌افزارهای خود با ERP را انتخاب کند که ممکن است شامل استفاده از API، ETL، ESB، Middleware یا Custom Code باشد. همچنین شرکت باید الگو، استاندارد، پروتکل و فرمت داده مناسب برای تبادل داده بین نرم‌افزارها را مشخص کرده تا بتوان معیارهای ارزیابی و کنترل کیفیت پروژه یکپارچه سازی را تعریف کند.
- پیاده سازی راه حل: در این مرحله، شرکت باید راه حل طراحی شده را در محیط تست یا آزمایشی پیاده سازی کند و داده‌های نمونه را از نرم‌افزارهای مختلف به ERP منتقل کرده تا از این طریق عملکرد و صحت راه حل بررسی شود. همچنین شرکت باید از ابزارهای مانیتورینگ و رفع خطا استفاده کرده تا مشکلات و خطاهای احتمالی را شناسایی و برطرف کند.
- استقرار راه حل: در این مرحله، شرکت باید راه حل تست شده را در محیط واقعی یا عملیاتی استقرار دهد و داده‌های واقعی را از نرم‌افزارهای مختلف به ERP منتقل و کرده تا عملکرد و صحت راه حل دوباره بررسی شود. همچنین شرکت باید از ابزارهای نظارت، پشتیبان‌گیری و بازگرداندنی استفاده کند تا اطمینان حاصل شود که یکپارچه سازی به درستی انجام شده است.
- پشتیبانی و بهبود: در این مرحله، شرکت باید به صورت مستمر بر یکپارچه سازی ERP نظارت کرده و به پشتیبانی خود ادامه دهد. همچنین شرکت باید بازخوردهای کاربران، مشتریان و ذینفعان را جمع آوری و تجزیه کرده و بر اساس آن‌ها تغییرات لازم را در یکپارچه سازی ERP خود اعمال کند. همچنین با توجه به تغییرات در فعالیت‌های کسب و کار، فرآیندهای IT و استراتژی سازمان، یکپارچه سازی ERP خود را به‌روز رسانی و بهینه‌سازی کند.
روش های یکپارچه سازی ERP
برای یکپارچه سازی ERP با نرم‌افزارهای دیگر، شرکت می‌تواند از روش‌های مختلف استفاده کند. برخی از روش‌های رایج عبارتند از:
- API: Application Programming Interface یا رابط برنامه نویسی كاربردی یک نوع قرارداد است که نحوه تعامل بین دو نرم‌افزار را تعریف کرده و مشخص می كند كه چگونه یك نرم‌افزار می تواند درخواست‌های خود را به نرم‌افزار دیگر بفرستد و پاسخ های آن را دریافت كند. همچنین API قالب، پروتکل، استاندارد و فرمت داده مناسب برای تبادل داده بین نرم‌افزارها را مشخص می‌كند. API برای شرکت‌هایی که دارای تعدادی محدود از نرم‌افزار است و نیاز به یکپارچه سازی استاندارد دارند، گزینه مناسبی می‌باشد.
- ETL: Extract Transform Load یا استخراج تبدیل بارگذاری یک روش است که در آن داده از چندین منبع مختلف استخراج شده، به صورت مناسب برای ERP تبدیل می‌شود و در پایگاه داده ERP بارگذاری خواهد شد. ETL برای شرکت‌هایی که تعداد زیادی منابع داده را دارند و نیاز به یکپارچه سازی آن‌ها وجود دارد، می‌تواند مناسب باشد.
- ESB: Enterprise Service Bus یا اتوبوس خدمات سازمانی یک نوع نرم‌افزار است که به عنوان یک واسط بین نرم‌افزارهای مختلف عمل می‌کند و قابلیت ارسال، دریافت، تبدیل و مدیریت پیام‌های داده‌ای بین نرم‌افزارها را دارد. ESB برای شرکت‌هایی که تعدادی زیاد نرم‌افزار دارند و می‌خواهند آن‌ها را به صورت پویا و قابل تطبیق، یکپارچه سازی کنند؛ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- Middleware: یک نوع نرم‌افزار است که بین لایه سخت‌افزار و لایه کاربردی قرار می‌گیرد و قابلیت ارائه خدمات و منابع مورد نیاز برای عملکرد نرم‌افزارهای کاربردی را دارد. شرکت‌هایی که دارای نرم‌افزارهای متنوع و پیچیده‌ای هستند و نیاز به یکپارچه سازی مقیاس پذیر با عملکرد بالا دارند، می‌توانند از Middleware استفاده کنند.
- Custom Code: کد سفارشی یا کد اختصاصی یک روش است که در آن شرکت برای یکپارچه سازی ERP با نرم‌افزارهای دیگر، خودش برنامه نویسی می‌کند. اگر شرکت شما دارای نیازهای خاص یا منحصر به فردی بوده و بخواهید یکپارچه سازی سفارشی و اختصاصی را برای آن انجام دهید، می‌توانید از Custom Code بهره ببرید.
جمع بندی
یکپارچه‌سازی ERP ابزاری قدرتمند است که به‌صورت گسترده در سازمان‌ها به‌کار گرفته می‌شود. این نوع ادغام اطلاعات و فرآیندها باعث بهبود کارایی و کاهش خطاها در سازمان می‌شود و همچنین سبب افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی هزینه‌ها خواهد شد. باید توجه داشته باشید که انتخاب روش مناسب برای یکپارچه‌سازی ERP و نرم‌افزار مناسب جهت کسب و کار شما اهمیت ویژه‌ای دارد تا بتوانید از این ابزار قدرتمند به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.
سوالات متداول
- آیا یکپارچه سازی ERP برای همه کسب و کارها مناسب است؟
یکپارچه‌سازی ERP برای اکثر کسب و کارها مناسب است، اما همه کسب و کارها یکسان نیستند و نیازها و اهداف آن‌ها ممکن است متفاوت باشد. شما باید برای انتخاب مناسب‌ترین روش یکپارچه‌سازی ERP و نرم‌افزار مناسب، نیازها و ویژگی‌های کسب و کار خود را به صورت دقیق بررسی کنید.
- آیا یکپارچه سازی ERP می‌تواند به افزایش امنیت شرکت یا سازمان کمک کند؟
بله، به دلیل این‌که تمامی اطلاعات در یک پایگاه داده مشترک ذخیره می‌شوند و اصطلاحاً “یک منبع حقیقی” برای دسترسی به اطلاعات وجود دارد، مدیریت امنیت و نظارت بر آن بهبود می‌یابد.
- آیا کارکنان نیاز به آموزش درباره یکپارچه سازی ERP دارند؟
بله، آموزش دادن به کارکنان باعث می‌شود که از امکانات نرم‌افزار به بهترین شکل استفاده کنند و فرآیندهای کاری به صورت بهینه‌تر انجام شود.
