دشوارترین و پر هزینه ترین قسمت انجام یک پروژه، پیاده سازی ERP در اجرای پروژه است. برای پیاده سازی این سیستم مشکلاتی نظیر آماده نبودن اطلاعات، مقاومت کاربران در برابر تغییر و ممکن نبودن عملیات Convert روبرو هستید. بنابراین برای اینکه بتوانید یک پروژه را به خوبی انجام دهید و مشکلاتی که برای اجرای پروژه با موفقیت پشت سر بگذارید، به یک متدولوژی نیاز دارید. پیش از شروع به مقاله ERP چیست سر بزنید تا آشنایی بیشتری با این محصول داشته باشید.
برای پیاده سازی ERP به چه مواردی نیاز است؟
متدولوژی ها در انجام پروژه، مرحله به مرحله شما را به سمت استقرار یک سیستم ERP سوق می دهد. همچنین متدولوژی ها در اجرای یک پروژه به پذیرش دو طرفه نرم افزار انتخابی و سازمان کمک می کنند و با پیاده سازی موفق در یک سازمان، ارزش افزوده آن پروژه را بالا می برند. به عنوان مثال برای استقرار SAP از متدلوژی SAP Activate استفاده می‌شود
فاز اول، آماده سازی پروژه با پیاده سازی ERP
در اولین مرحله کارهایی نظیر آماده سازی پروژه، منشور پروژه، تهیه ساختار و سازمان پروژه، بازبینی و تصحیح طرح و استراتژی پیاده‌سازی اجرای راه حل، تشکیل تیم های کاری پروژه، اختصاص دادن وظایف به افراد تیم، تهیه طرح و برنامه عملیاتی پروژه به صورت تفصیلی، تعریف نیازمندی های فنی، برگزاری جلسات آغازین برای شروع پروژه، شناسایی مدل لازم برای اجرای فرآیند شناخت، مدل سازی و تحلیل نیازمندی ها انجام می شود.
بنابراین در این مرحله تشکیل تیم پروژه و اختصاص دادن وظایف به افراد تیم انجام می گردد. همچنین در این مرحله پروژه طراحی می شود و شناخت اهداف سازمان و درک فرآیندهای کسب و کار سازمان انجام می گیرد.
طراحی مدلی برای ارزیابی اینکه اهداف در چه مدت زمانی، با چه منابعی و چه هزینه هایی انجام پذیر است در این مرحله انجام می گیرد. نیاز به تغییرات سازمان در فرآیندهای کسب و کار و طراحی فرآیند ها نیز در این فاز انجام می شود.
فاز دوم، طراحی مدل کسب و کار سازمان
در فاز دوم به بررسی، شناسایی و طراحی فرآیندهای حوزه های مختلف کاری از طریق روشی استاندارد انجام می شود. همچنین در این مرحله به بررسی و مدل سازی اهداف کسب و کار و ساختار موجود در پروژه می پردازد.
بنابراین تیم پروژه سناریوهای نیازمندی های کسب و کار را تولید کرده و نقاط ضعف پروژه را مشخص و راه حل پیشنهادی را مطرح می کند.
فاز سوم، محقق سازی با پیاده سازی ERP
در فاز سوم همچنین کارهایی نظیر آموزش تیم پروژه، پیکربندی اولیه سیستم، اعمال تغییرات در نرم افزار ERP پایه تا تبدیل شدن به راه حل ERP مناسب، سفارشی سازی با استفاده از ابزارهای تعریف شده، تهیه تست های لازم، تهیه ابزارهایی برای گرفتن گزارش و تست یکپارچگی سیستم انجام می گردد.
فاز چهارم، آماده سازی نهایی
در مرحله آماده سازی نهایی، بازبینی طرح و آماده سازی نهایی پروژه انجام می شود. همچنین در فاز چهارم به آموزش مدیریت سیستم و کاربران، انجام تست های نهایی سیستم، اعمال تغییرات نهایی، انتقال داده های سیستم های قبلی به سیستم های جدید انجام می گیرد.
هدف از این مرحله طراحی قدم به قدم راه حل جدید برای نیازمندی های کسب و کار سازمان بپردازد. همچنین با توجه به نیاز سازمان و در صورت به صرفه بودن، ویژگی های انتخابی دیگری به راه حل اضافه کند.
فاز پنجم، راه اندازی نهایی و پشتیبانی
تهیه و بازبینی برنامه راه اندازی سیستم، تصحیح خطاها، تهیه طرح و برنامه پشتیبانی، زمان بندی و فعالیت های اختتامیه پروژه در فاز راه اندازی نهایی و پشتیبانی انجام می شود.
در این فاز، کد نویسی و تست تمام بخش های سفارشی شده نرم افزار، تطبیق نرم افزار به صورت کاربردی در سازمان، تبدیل داده ها و طراحی واسط های کاربری اجرا می گردد. همچنین تست کارایی و تست سیستم در فاز ساخت انجام می شود. هدف از اجرای این مرحله این است که تدوین و فرموله کردن جزئیات نیازمندی ها برای سیستم کاربردی کامپیوتر و ارائه یک راه حل انجام شود.
فاز ششم، تحویل پیاده سازی ERP
در این فاز، عملیاتی کردن سیستم جدید و تحویل پروژه انجام می گردد. همچنین در این مرحله پیاده سازی سیستم، عملیاتی کردن سیستم، ارزیابی پروژه، انجام کنترل کیفیت و تحویل به تیم پشتیبانی انجام می شود.
بنابراین در مرحله تحویل، تیم پروژه، سیستم طراحی شده را در کل سازمان گسترش می دهد. به این منظور که تمام اجزایی که پیاده سازی شده‌اند، جمع شده و کنار هم قرار بگیرند. هنگامی که تیم تکنیکی، محیط سازمان را برای انجام یکپارچه و انتقال اطلاعات دسته بندی می کند، تیم پروژه، کارکنان را آموزش داده و سیستم جدید را تست می کند.
آخرین مرحله، بهره برداری از پیاده سازی سیستم ERP
آخرین فاز پیاده سازی ERP استفاده از برنامه های کاربردی است که به صورت اتوماتیک در محیط واقعی وارد عمل شوند و فرآیندهای کاری قدیمی سازمان جایگزین فرآیندهای کاری جدید سازمان شده و سیستم های قدیمی از سازمان حذف شوند.
بنابراین برای پیاده سازی ERP در یک سازمان مراحل زیر قدم به قدم انجام می شود:
- آماده سازی پروژه و تهیه ساختار و سازمان پروژه
- طراحی مدل کسب و کار سازمان
- محقق سازی سیستم ERP
- آماده سازی نهایی
- راه اندازی نهایی و پشتیبانی
- تحویل پیاده سازی erp
- بهره برداری از پیاده سازی erp
پیاده سازی پروژه ERP در یک سازمان چگونه انجام می شود؟
پیاده سازی پروژه ERP در یک سازمان به گونه ای طراحی می شود که یک سازمان از خروجی های مرتبط برای تأیید و تصویب مدیران و تصمیم گیران سازمان اطمینان حاصل کند زیرا این خروجی ها پیش نیاز ادامه و وارد شدن به مرحله بعدی پروژه ERP است.
مراحل انجام سیستم ERP در یک سازمان:
- تهیه روش هایی برای پشتیبانی از پیاده سازی موفق
- راه حل ارائه شده در نرم افزار برای شرح وظایف
- تهیه طرح های مدیریت پروژه
- مدیریت تغییرات ایجاد شده در سازمان
- تضمین کیفیت
- ایجاد نقاط یکپارچگی بین سیستم های تکنیکال و سازمانی
- انجام آموزش مداوم برای اطمینان از انتقال دانش و مدیریت پروژه آنلاین
- ایجاد پروسه های یکپارچگی
- تحویل به سازمان پشتیبانی کننده
جمع بندی
سازمان های مختلف برای استفاده از مزایای نرم افزار ERP در کسب و کار خود از سیستم ERP بهره می گیرند و با استفاده از این نرم افزار به افزایش بهره‌وری، کارایی و در نتیجه سود آوری در کسب و کار خود می رسند.
بنابراین استفاده از نرم افزار ERP تمام عملکرد های مهم در کسب و کارهای مختلف را به طور خودکار اجرا می کند و کارکنان سازمان های مختلف زمان بیشتری برای تمرکز بر کارهایی که نیاز به نبوغ انسانی دارد، خواهند داشت. همچنین بخش های مختلف سازمان به طور یکسان و موازی با یکدیگر کار کرده و به صورت کارآمد به مشتریان خدمت می کنند. بنابراین با استفاده از نرم افزار ERP رقابت دشوار و سختی در سازمان های مختلف ایجاد می شود. آیا شما برای موفقیت بیشتر در پروژه‌هایتان از پیاده سازی ERP استفاده می کنید؟
