مایکروسافت اکسل در سال 1985 راه‌اندازی شد. این نرم‌افزار به عنوان یکی از نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار همواره پیشتاز بوده است و بسیاری از مدیران در سراسر جهان برای ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات اجرایی روزانه خود از آن استفاده کرده‌اند. در سال‌های اخیر راه حل‌های دیگری پا به عرصه گذاشته‌‌اند که از نظر امنیت، کارایی و عملکرد از مایکروسافت اکسل پیشی گرفته‌‌اند.
یکی از این نرم‌افزارها (ERP) است که فرآیندها و داده‌های مختلف را در سراسر سازمان، متمرکز و سازماندهی کرده و فرآیندهای کاری را اتوماسیون می‌کند. در این مقاله با بررسی اجمالی مزایای این برنامه در مقایسه با اکسل، راه حل‌های بهتری برای تخصیص منابع انسانی ارائه می‌دهیم. در ادامه همراه ما باشید.
مقایسه اکسل و (ERP): کمبودهای مایکروسافت اکسل چیست؟
در مبحث مقایسه بین اکسل و برنامه‌ی برنامه‌ریزی منابع سازمانی، بیایید به چند تفاوت مهم نگاهی بیندازیم:
۱- احتمال زیاد خطای انسانی در اکسل
بیشتر خطاهای کار با اکسل به دلیل این واقعیت است که اکسل، متمرکز و یکپارچه نبوده و قوانین اعتبارسنجی آن نمی‌تواند اطلاعات را به طور مداوم و بر اساس تغییرات در ساختار اطلاعات به درستی تأمین کند. بنابراین حتی اگر در بخش‌های مختلف سازمان به داده‌های یکسانی نیاز داشته باشید احتمالاً از شیت‌های اکسل متفاوتی استفاده خواهید کرد.
این واقعیت بسیار خسته‌کننده بوده و وقت زیادی از کاربر می‌گیرد. همچنین که احتمال خطای انسانی را نیز افزایش می‌دهد. این به آن معناست که هر بار که کاربری یک سلول را پر می‌کند این تغییر به یک خطر برای خطای انسانی تبدیل می‌شود.
۲- عدم کنترل متمرکز در اکسل
نرم‌افزار (ERP)، یک منبع واحد و یکپارچه را بر اساس داده‌های قابل اعتماد ایجاد می‌کند. تنها یک نسخه از اطلاعات وجود دارد و همه کاربران در آن واحد، به آن نسخه دسترسی دارند. این در حالی است که اکسل این امکان را ندارد. در واقع کارمندان به راحتی می‌توانند در هر شیت تغییراتی ایجاد کنند، آن را به عنوان نسخه جدید ذخیره کنند و به اشتراک بگذارند. پس تقریباً نمی‌توان فهمید که آیا تیم‌های مجموعه بر روی داده مناسبی کار می‌کنند یا حداقل این داده‌ها دقیق و به روز هستند یا خیر.
گاهی اوقات، این خطرات جزئی هستند. مواقع دیگر، عدم دقت می‌تواند ضرر رسان باشد. به ویژه این مسئله در مورد مدیریت زنجیره تولید و زنجیره تأمین اهمیت دارد. به همین دلیل است که استفاده از نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع انسانی ضروری است.
۳- وقت‌گیر بودن اکسل
شیت و صفحات گسترده اکسل به ندرت در زمان سریع آماده می‌شوند. چرا که بیشتر آن‌ها، ده‌ها و حتی صدها خط هستند که تقریباً برای هر سلول، ورودی کاربر مورد نظر را می‌طلبد. هر زمان که تیم‌های شما به یک گزارش جدید نیاز داشته باشند، باید یک نسخه جدید از آن تهیه شود.
حتی اگر آن‌ها با یک قالب مشخص کار کنند باز هم این واقعیت مصداق خواهد داشت. بنابراین تنها راه مدیریت مؤثر داده‌ها این است که شخصی را موظف کنید تا داده‌ها را به صورت منظم و دستی وارد نماید. موضوع بعدی، حذف تصادفی یک شیت مهم است.
۴- اکسل همکاری اعضای تیم را دشوار می‌کند
شما می‌توانید یک فایل اکسل را از طریق ایمیل یا آپلود کردن در یک فضای ابری مشترک با بقیه به اشتراک بگذارید. با این حال، در بیشتر موارد، این شیت‌ها به صورت مجزا از بقیه‌ی سازمان شما مدیریت می‌شوند. حتی اگر شرکت شما آینده‌نگر باشد و روی یک نسخه موبایل مجموعه‌ی آفیس یا نسخه‌ی مبتنی بر ابر آن سرمایه‌گذاری کرده باشد، همکاری مشترک بخش‌های مختلف سازمان همچنان یکپارچه نیست.
راه حل جایگزین برای کار کردن مشارکتی، پایگاه داده مرکزی نرم‌افزار ERP است. با این پلتفرم ابری، کل نیروهای کار شما از جمله کارمندان در محل کار و یا از راه دور، می‌توانند به راحتی با هم همکاری کنند. تاریخچه تغییرات برای همیشه بر اساس هر کاربر و به طور مجزا ذخیره و قابلیت بازیابی داشته باشد و همچنین سطوح دسترسی مختلف روی بخش‌های مختلف اطلاعات برای هر کاربر تعریف شود.
۵- داده‌های منسوخ شده
اگر تغییری در فرآیندهای کاری شما رخ دهد، شیت اکسل به طور خودکار به روز نمی‌شود. بلکه یک کارمند باید وارد فایل شود و تغییرات لازم را انجام دهد. این اتفاق می‌تواند منجر به از دست رفتن داده‌ها یا ورودی‌های تکراری شود.
یک سیستم ERP آمار و تحلیل‌ها و گزارشات مربوط به داده‌ها را در آن واحد و به صورت خودکار ارائه می‌کند که فوراً از طریق داشبورد مرکزی قابل مشاهده است. به این ترتیب، کاربران می‌توانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را جستجو و پیدا کنند و سپس آن گزارش‌ها را در بخش‌های مختلف سازمان به اشتراک بگذارند.
چرا باید (ERP) را جایگزین اکسل کنیم؟
آیا سازمان شما آماده انتقال از اکسل و دیگر سیستم‌های دستی مدیریت پروژه به یک پلتفرم برنامه‌ریزی منابع انسانی یکپارچه است؟ قبل از انتخاب یک فروشنده از این سیستم و شروع پیاده‌سازی آن، ابتدا باید چند تصمیم مهم بگیرید:
فرآیندها و جریان داده‌های خود را در نظر بگیرید
با ترسیم فرآیندها و جریان گردش اطلاعاتی که کارمندان شما در حال حاضر دنبال می‌کنند، شروع کنید. آن‌ها چگونه اطلاعات را دریافت می‌کنند؟ کجا آن را ذخیره می‌کنند؟ انواع مختلف اطلاعاتی را که جمع‌آوری می‌کنند و همچنین نحوه استفاده از آن‌ها را در نظر بگیرید.
در این بین ممکن است متوجه شوید که با فرآیندهایی برخورد کنید که سال‌ها پیش تدوین و اجرا شده‌اند، اما دیگر نیازهای شما را برآورده نمی‌کنند. با پاسخ به سؤالات بالا احتمالاً ناکارآمدی‌ها و نقاط ضعف سیستم عملیاتی شما به وضوح آشکار می‌شوند و این زمان ایده‌آلی برای رسیدگی و بازطراحی آن‌ها است.
تجزیه و تحلیل داده‌ها
آیا باید تمام داده‌های خود را از اکسل به این سیستم منتقل کنید یا می‌توانید آن‌ها را کاهش دهید؟ ممکن است بتوانید از برخی داده‌های گذشته صرف نظر کنید و فضا و زمان بیشتری را آزاد کنید. اگر پس از پایان انتقال، متوجه شدید که به داده‌های بیشتری نیاز دارید، همواره می‌توانید آن‌ها را اضافه کنید.
انتقال انبوه یا تدریجی داده‌ها را برنامه‌ریزی کنید
برای برخی از شرکت‌ها، انجام یک انتقال انبوه داده منطقی است. در صورتی که برای اکثریت شرکت‌ها تکمیل کردن تدریجی فرآیند انتقال، آسان‌ترین و مفیدترین راه است. منظور ما از انتقال انبوه، انتقال یک‌جای داده‌ها یا (import) کردن آن‌هاست. تنها استثنا در صورتی است که تیم‌های شما، نیاز به دسترسی مداوم به تمام داده‌های شما، حتی در طول مرحله انتقال داشته باشند. در این شرایط حتماً باید کلیه اطلاعات به صورت یک‌جا منتقل شوند.
آیا زمان آن رسیده که در نرم‌افزار مدیریت کسب و کار خود تجدید نظر کنید؟
اگر هنوز برای انجام فعالیت‌های روزانه تیم داخلی خود، به اکسل متکی هستید، زمان آن رسیده است که به پیاده‌سازی (ERP) رسیدگی کنید. اگرچه اکسل می‌تواند در برخی موارد مفید باشد، اما تجربه‌ای را که می‌توانید با یک سیستم (ERP) از آن لذت ببرید، ارائه نمی‌دهد.
جمع بندی
- نرم افزار اکسل به عنوان یکی از نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار همواره پیشتاز بوده است و بیشتر مدیران در سراسر جهان برای ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات اجرایی روزانه خود از آن استفاده کرده‌اند.
- اکسل به عنوان یک نرم‌افزار مدیریت کسب و کار دارای خطاهای زیادی است.
- این خطاها در استفاده از سیستم‌های (ERP) به شکل قابل توجهی کاهش یافته‌اند.
- برای استفاده از (ERP) در کسب و کار باید به موارد مهمی توجه داشته باشیم که در این مقاله به بررسی آن‌ها پرداخته شد.
