تعداد افراد حاضر در هر شرکت که دشواری پیاده سازی پروژه‌های ERP را درک می‌کنند انگشت شمار است. آن‌ها از این واقعیت آگاه هستند که چند عامل خاص، تفاوت بین پروژه‌های ERP موفق و ناموفق را رقم می‌زنند.
اجرای ناموفق نرم افزارهای برنامه ریزی منابع شرکت (ERP)، آثار فاجعه باری را برای هر شرکتی به همراه دارد. اجرای ERP هزینه‌های زیادی را به شرکت‌ها تحمیل می‌کند و اگر تخصیص زمان و منابع مالی به سیستم ERP ناموفق باشد، شرکت مجبور می‌شود با هزینه‌های اضافه روبرو شود. پیشگیری از شکست پروژه‌های ERP مسئله ی مهمی‌است، و بنابراین شما باید برای انتخاب و پیاده سازی این پروژه‌ها برنامه ریزی مناسبی داشته باشید.
در ادامه فهرستی از اشتباهات رایجی را تهیه کرده ایم که با اجتناب از وقوع آن‌ها، می‌توانید شانس موفقیت پروژه‌های ERP را به شدت افزایش دهید.
ناکافی بودن سازگاری نرم افزاری / تشخیص غیردقیق ملاحظات ERP
«ملاحظات پروژه» مهم ترین عاملی است که به تنهایی تاثیر زیادی روی اجرای موفقیت آمیز پروژه‌های ERP دارد. با مدیران و کاربران حوزه‌های مختلف، و همچنین با مدیران ارشد ملاقات‌هایی داشته باشید. هرگونه مشکلی که در شرایط فعلی وجود دارد، و امکان برطرف سازی آن وجود دارد را با جدیت پیگیری کنید. برنامه‌ها و ارزیابی‌های آتی را مرور کنید، در صورت برخورداری از توانایی کافی، مشکلات مشابه را پیش بینی کنید. اکنون موارد شناسایی شده را خلاصه کنید تا زمانی که به لیست کاملی از ملاحظات و ویژگی‌ها برسید و کاملاً روی آن‌ها توافق داشته باشید. برخورداری از این ملاحظات و ویژگی‌ها ضروری نیست، اما به نوبه ی خود ارزشمند خواهند بود.
قبل از شروع فرایند خرید سیستم ERP، مجموعه ی کامل و دقیقی از ملاحظات سیستمی‌را آماده کنید. هرگز روحیه ی پرسشگر خود را فراموش نکنید، فروشندگان سیستم‌های ERP راجع به سازگاری محصولاتشان با مشکلات شما، خوش بینی بیش از حدی دارند. هرگز تقویت اصول پایه را با اعمال مراقبت‌ها و هشدارهای آتی جایگزین نکنید. اگر سیستم‌های ERP معرفی شده نمی‌توانند تمام ملاحظات شما را تامین کنند، دنبال سیستم‌های بهتر باشید. قطعاً سیستمی‌وجود خواهد داشت که تمام ملاحظات شما را برآورده کند.
عدم تعهد رهبر شرکت به اجرای پروژه
اگر رهبر شرکت تعهدی به اجرای ERP نداشته باشد، نمی‌توان از سایر کارکنان چنین انتظاری داشت. در چنین شرایطی، به تاخیر انداختن ERP، به جای امیدواری بیهوده به حمایت رهبر، تصمیم به مراتب بهتری است.
مدیرعاملان می‌توانند منابع لازم را به پروژه ERP اختصاص بدهند. علاوه بر این با تغییر شرایط، امکان انتقال منابع را فراهم می‌کنند. پول یکی از منابع ضروری برای اجرای پروژه‌های ERP است و در صورت عدم تامین آن، اجرای پروژه متوقف می‌شود. کارکنان هم یکی دیگر از منابع مهم محسوب می‌شوند. کارکنان با ارزش باید در اجرای پروژه ERP مشارکت کنند، و از طرفی دیگر وظایف اصلی خود را هم انجام دهند. ممکن است برای پیگیری وظایف اصلی، کارکنان جدیدی را به صورت موقت جایگزین کنید. همچنین توجه داشته باشید که برخی وظایف اصلی، مثل سابق انجام نمی‌شوند.
پیاده سازی ERP، پروژه ایست که تلاش تمامی‌کارکنان شرکت را می‌طلبد. ERP صرفاً برای واحدهای تولیدی یا مدیریت اطلاعات کاربرد ندارد، بنابراین مدیران تمام بخش‌های شرکت باید تعهد بالایی برای فراهم سازی تمامی‌منابع موجود داشته باشند.
ناکافی بودن منابع تیم پروژه
در اینجا به تعداد منابع اشاره می‌شود، اما اضافه کردن منابعی همچون استعداد و تجربه به تیم اجرای ERP، موضوع مهم تری محسوب می‌شود. اگر شرکت نتواند منابع لازم برای موفقیت را تامین کند، پروژه ERP شکست می‌خورد. شما می‌توانید از نیروهای بیرون از شرکت، و افرادی همچون پیمانکاران و کارکنان جدید استفاده کنید. همچنین می‌توانید کُل یا بخشی از زمان کاری مفید کارکنان را به پروژه اختصاص دهید، اما در اکثر موارد برای اجرای پروژه به زمان زیادی نیاز دارید. اگر تصمیم بگیرید از کارکنان فعلی استفاده کنید، وظایف عادی آن‌ها هم باید تکمیل شوند. از سوی دیگر اجرای پروژه ERP باید اولویت اول این کارکنان باشد. ممکن است برخی منابع لازم، برای مثال برنامه نویسی اختصاصی برای تبدیل داده‌ها، با استفاده از متخصصان بیرون از شرکت تامین شوند. «مدیر تیم» یکی از منابعیست که نمی‌توان از آن چشم پوشی کرد. او تمامی‌تلاش‌ها را هماهنگ می‌کند و میزان پیشرفت پروژه را به مدیرعامل و تیم نظارتی گزارش می‌کند.
عدم مسئولیت پذیری در قبال تصمیمات به موقع و با کیفیت
از ابتدای پروژه مشخص کنید که چه کسی، در چه سطحی از تصمیم گیری مسئول است. تصمیمات مبهم، بی کیفیت و همراه با تاخیر، پروژه ERP را در مسیر شکست قرار می‌دهند. اکثر تصمیمات مربوط به اجرای ERP، باید در سطح تیمی‌اتخاذ شوند. انتظار برای دریافت تاییدیه مدیرعامل، تاخیرات بی موردی را به همراه خواهد داشت. از سوی دیگر، بهترین تصمیمات توسط کارکنانی که قبلاً از این سیستم استفاده کرده اند، و با فرایندها و تغییراتی که موجب بهبود شرایط شده آشنا هستند اتخاذ می‌شوند.
عدم سرمایه گذاری در مدیریت تغییر
مهم نیست در چه حوزه ای فعالیت می‌کنید، موقعیت و سابقه ی شما تاثیری در اجرای ERP ندارد. تنها راهکار موثر ، گسترش ارتباطات و آمادگی مضاعف برای اجرای پروژه است. اگر ارتباطات مناسبی داشته باشید ، دلایل کافی برای اجرای ERP و بهبود برنامه ریزی شده در تمامی‌کارها را خواهید داشت.اگر فرض را بر این بگذارید که کارکنان طرح‌های شما را می‌پذیرند و از آن‌ها حمایت می‌کنند، با سرعت فزاینده ای به سمت شکست حرکت خواهید کرد.
تغییر یک پدیده ی روانشناختی است. برخی می‌توانند سریعاً احتمالات آتی را تجسم کنند. برخی دیگر نمی‌توانند فرایندهای جدیدی که نسبت به فرایندهای شناخته شده و غالباً رضایت بخش فعلی بهتر هستند را به آسانی تصور کنند. در صورت امکان از متخصصان مدیریت تغییر، در تیم اجرای پروژه ERP کمک بگیرید. آن‌ها از شخصیت‌های مختلف و نحوه ی تعامل با آن‌ها آگاه هستند. متخصصان تغییر به کارکنان کمک می‌کنند شرایط جدید و آینده نگرانه را بپذیرند و از آن‌ها حمایت کنند.
پشتیبانی/ آموزش ناکافی
پیاده سازی ERP، از طریق کارکنان آموزش دیده امکان پذیر می‌شود. هر کارمندی که از قبل آموزش ندیده باشد، در حال هدر دادن منابع تیم پشتیبانی پروژه است. هنگامی‌که منابع پشتیبان کاهش یابند، توانایی حل مشکلات اجرایی کاهش یافته و فرایند پیاده سازی پروژه متوقف می‌شود.
ناکافی بودن منابع مالی
پروژه‌های ERP هزینه بالایی را به شرکت تحمیل می‌کنند، و شما باید همیشه نسبت به عدم اتلاف منابع هوشیار باشید. اما هزینه‌های اجرای ERP، در مقایسه با ضررهای ناشی از شکست پروژه بسیار ناچیز هستند. بدبینانه ترین هزینه اجرای پروژه بعلاوه 25 % آن مبلغ را در بودجه ی اجرای پروژه منعکس نمایید. هزینه اجرای نرم افزار جدید ERP، تنها به منزله نقطه شروع است. هنگامی‌که پروژه ادامه می‌یابد، هزینه‌ها به تدریج افزایش می‌یابند. شما مجبورید دستمزد پیمانکاران و متخصصان مختلف را پرداخت کنید. علاوه بر این، ممکن است برای ارتقای سخت افزارها، شبکه‌ها و سایر زیرساخت‌ها هزینه‌هایی را متحمل شوید تا مطمئن شوید که ERP جدید به بهترین نحو ممکن عمل می‌کند. طراح ERP نسبت به ارتقای سیستم و برطرف سازی خطاها و سایر نواقص شناسایی شده در طول زمان اقدام خواهد کرد. مثل هر سیستم مهم دیگری، نگهداری و پشتیبانی دائمی‌از سیستم ERP هزینه‌هایی به همراه خواهد داشت. می‌توانید انتظار داشته باشید که این هزینه‌ها در بلندمدت جبران شوند، اما هزینه‌ها زودتر از سودها به وقوع می‌پیوندند و باید آن‌ها را مدیریت کنید. در غیر اینصورت ، احتمال شکست خوردن پروژه ERP افزایش می‌یابد.
پاکسازی ناکافی داده‌ها
پاکسازی و آماده سازی داده‌ها یک مشکل جدی است و به صبر و ثبات قدم نیاز دارد. مشکل از جایی ناشی می‌شود که انتخاب فرمت و محتوای مناسب داده‌ها، بدون درک صحیح عملکرد سیستم ممکن نیست. از سوی دیگر، سیستم نمی‌تواند بدون برخورداری از داده‌های مناسب به درستی عمل کند. طراحی سیستم و پاکسازی داده‌ها باید به طور همزمان انجام شوند. این مشکل می‌تواند به راحتی باعث شکست پروژه ERP شود.
برای شروع، داده‌ها را به دو نوع 1- استاتیک و 2- دینامیک تقسیم کنید. داده‌های استاتیک شامل اطلاعاتی همچون «آدرس‌های تامین کنندگان» هستند و فقط یک بار ثبت می‌شوند. داده‌های دینامیک به مبادلات مربوط می‌شوند.
تمامی‌داده‌های استاتیک مورد نیاز ERP را شناسایی کنید. این داده‌ها در جداول چند ستونی ذخیره می‌شوند. برخی اطلاعات (ستون‌های جدول) ضروری هستند، و برخی دیگر به نیازهای منحصر به فرد کسب و کار بستگی دارند. اکنون داده‌های تهیه شده را به سیستم قدیمی‌منتقل کنید. همچنین نحوه ی کپی کردن داده‌ها از چند سیستم قدیمی‌به سیستم ERP جدید را شناسایی کنید.
انتقال داده‌های دینامیک هم به همین صورت است، اما دارای یک تفاوت مهم نسبت به انتقال داده‌های استاتیک است. احتمالاً داده‌های چندین سال یا دهه روی سیستم‌های قدیمی‌ذخیره شده اند.اکنون باید مشخص کنید که می‌خواهید چه مقدار از این داده‌ها را به سیستم جدید منتقل کنید.در اکثر مواقع، فقط به جدیدترین داده‌ها نیاز دارید. بارگذاری داده‌های بی ارزش در ERP، هیچ مزیتی را به همراه نخواهد داشت. اگر می‌خواهید در آینده به اطلاعات تاریخی دسترسی داشته باشید، داده‌های قدیمی‌را به صورت “فقط خواندنی (فرمت داده غیرقابل تغییر)” نگهداری کنید.
قبل از انتقال داده‌ها به ERP جدید، تمامی‌داده‌ها را با دقت بررسی کنید. ممکن است با خطاهای املایی یا مشکلات دیگری روبرو شوید که در گذشته آن‌ها را تحمل می‌کردید، اما اکنون می‌توانید از شرشان خلاص شوید.
اصرار روی همسان سازی ERP و سیستم‌های قدیمی
سفارشی سازی بیش از حد ERP باعث افزایش ریسک‌ها و هزینه‌ها می‌شود. علاوه بر این، بروزرسانی و تست سیستم دشوارتر می‌شود و کارایی ERP کاهش می‌یابد. ممکن است تمامی‌کارکنان از شرایط ظاهری سیستم‌های قدیمی‌راضی باشند، اما قطعاً سیستم‌های جایگزین با کیفیت و بهتری هم وجود دارند. طراحان ERP سعی می‌کنند از بهترین روش‌های سفارشی سازی نرم افزار استفاده کنند، کارکنان هم بلافاصله با این تغییرات هماهنگ می‌شوند. هدف اصلی زیباسازی ظاهری ERP نیست، بلکه دنبال برآورده سازی ملاحظات عملیاتی مدنظر هستید. سفارشی سازی هزینه دارد و بهتر است فقط در شرایطی که هیچ جایگزین دیگری وجود ندارد وارد فرایند سفارشی سازی شویم. اکثر سیستم‌های ERP شامل ابزارهایی برای اعمال بی دردسر تنظیمات هستند ، و سفارشی سازی را به حداقل کاهش می‌دهند.
عدم تست سیستم
عدم اجرای تست‌های واقعی و تکراری، تعریف فرایندهای مهم تجاری بر اساس تنها یک تست و تکمیل بر اساس تست‌های مقیاس گسترده، تست عملیاتی کپی شده در مرحله ی تطبیق دهی سیستم‌های جدید و قدیمی، باعث بروز مشکلات جدی و غیرمنتظره در مرحله اجرای ERP، و عدم موفقیت پروژه مدنظر می‌شود.
تست سیستم باعث تشخیص مشکلات انتقال داده‌ها می‌شود. ممکن است یک تست صرفاً به خاطر نامناسب بودن فرمت داده‌ها با شکست همراه شود. انتقال داده‌ها نیز بخشی از فرایند تست است. با برطرف سازی مشکلات کشف شده در تست‌ها، انتقال داده‌ها را طی چند مرحله انجام می‌دهید. سپس می‌توانید سیستم را برای تست‌های بیشتر به حالت اولیه برگردانید. پروسه انتقال داده‌ها را مستندسازی کنید تا فرایندی که انتقال کامل داده‌ها در کوتاه زمان را ممکن می‌سازد به اجرا بگذارید. هنگامی‌که در آستانه راه اندازی سیستم جدید هستید، می‌توانید انتقال داده‌ها را به سریع ترین شکل ممکن انجام دهید تا شرکت بلافاصله به روند عملیاتی عادی برگردد.
اکنون بسیاری از تست‌ها به صورت خودکار و با ربات‌ها انجام می‌شوند. این تست‌ها بیشتر از هر تعداد قابل اجرا توسط کارکنان تکرار می‌شوند و با توجه به بزرگ بودن نمونه، تعداد بیشتری از مشکلات بالقوه شناسایی و برطرف می‌شوند. بدین ترتیب از بروز تعداد زیادی از مشکلات پیاده سازی جلوگیری می‌شود.
قطعاً در حین اجرای ERP با مشکلات دیگری هم روبرو می‌شوید، اما اگر بتوانید بر این ۱۰ مشکل اساسی غلبه کنید، شانس تان برای جلوگیری از شکست پروژه ERP به شکل چشمگیری افزایش می‌یابد. انتخاب و استقرار راهکارهای SAP نیز اگر به درستی صورت نپذیرند در سازمان مشکلاتی را به وجود می‌آورند. پیشنهاد می‌کنیم جهت آشنایی مقاله SAP چیست و SAP S4 HANA چیست را مطالعه نمایید. همچنین مطالعه مقاله «استقرار SAP به روش SAP Activate» را جهت رفع مشکلات احتمالی پیاده‌سازی را از دست ندهید.
