منابع انسانی یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت سازمان‌ها هستند. در عین حال کارمندان با استعداد و متعهد می‌توانند به ایجاد ارزش افزوده، بهبود کیفیت، افزایش رضایت مشتری و رشد کسبوکار کمک کنند. اما این موضوع نیازمند یک فرآیند سیستماتیک و استراتژیک است که با نام برنامهریزی منابع انسانی (HRP) شناخته می‌شود. در این مطلب از msys به موضوع HRP چیست می‌پردازیم.
برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) یک فرآیند مداوم و منظم است که برای دستیابی به استفاده بهینه از کارمندان که با ارزش‌ترین دارایی‌های یک سازمان هستند، انجام می‌شود. برنامه ریزی منابع انسانی ضمن جلوگیری از کمبود نیروی انسانی یا مازاد آن، بهترین تناسب را بین کارمندان و همچنین کسبوکار تضمین می‌کند.
به طور کلی برنامه ریزی منابع انسانی یا HRP عبارت است از فرآیند پیشبینی نیاز آتی سازمان به منابع انسانی و تعیین شیوه استفاده از ظرفیت پرسنل؛ به‌طور دقیق‌‌تر می‌توان گفت که برنامهریزی منابع انسانی بر مفهوم تقاضا و عرضه در چارچوب ظرفیت منابع انسانی سازمان تمرکز دارد.
در واقع برنامه ریزی منابع انسانی اولین گام در فرآیند مدیریت منابع انسانی می‌باشد که هدف آن ارزیابی وضعیت فعلی منابع انسانی سازمان و پیش بینی نیازهای نیروی انسانی آینده است. برنامه ریزی نیروی انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کند که افراد مورد نیاز خود را برای دستیابی به اهداف استراتژیک کسب و کار و همچنین پاسخ به تغییرات در بازار؛ جذب، حفظ و بهینه سازی کنند.
هدف از برنامهریزی منابع انسانی هم این است که اطمینان حاصل شود، یک کسبوکار دارای استعدادهای مناسب در بخش‌های مختلف می‌باشد. بخش کلیدی برنامه ریزی منابع انسانی، پیشبینی نیازهای نیروی انسانی آینده و ایجاد استراتژی‌هایی برای به‌کارگیری این استعدادها به منظور جلوگیری از کمبود یا مازاد مهارت‌ها است.
همچنین هدف دیگر نیز دستیابی به تعادلی از مهارت‌ها بر‌اساس نیازها و اهداف شرکت است. بنابراین، برنامهریزی منابع انسانی باید یک فرآیند ساختارمند، مستمر و همراه با سیستم نظارتی باشد که سازمان را قادر می‌سازد تا زمان کافی برای استخدام و آموزش کارکنان به منظور برآورد نیازهای آینده خود داشته باشد.
اهمیت برنامه ریزی انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های مدیریتی است که می‌تواند به معنای بهره‌وری و سود‌آوری یک شرکت باشد. برنامهریزی منابع انسانی دارای اهمیت‌های متعددی است که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- بهبود کارایی و کیفیت: برنامهریزی منابع انسانی با تامین نیروهای با مهارت و تجربه، افزایش کارایی و کیفیت کارکنان و در نتیجه ارائه خدمات و محصولات با کیفیت بالا را ممکن می‌سازد. این امر در افزایش رضایت مشتری نیز نقش خواهد داشت.
- حفظ و افزایش رقابت: برنامهریزی منابع انسانی با توجه به روند‌ها و تغییرات محیطی، نیازهای بازار و استراتژی‌های کسبوکار، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع انسانی خود را به گونه‌ای تنظیم کنند که بتوانند با رقبا به رقابت بپردازند و آن را حفظ کنند یا افزایش دهند.
برنامهریزی منابع انسانی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا افراد با استعداد، نوآور، خلاق و متعهد را جذب و نگهداری کرده و از آن‌ها به عنوان منبع تمایز و ارزش افزوده استفاده کنند.
- کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری: برنامهریزی منابع انسانی با ارزیابی دقیق نیازهای نیروی انسانی، جلوگیری از کمبود یا مازاد منابع انسانی را ممکن می‌سازد. این امر به کاهش هزینه‌های استخدام، آموزش، جایگزینی، اخراج و بازنشستگی نیز کمک می‌کند.
همچنین با افزایش تطابق بین مهارت‌ها و وظایف، بهبود رضایت شغلی، کاهش نرخ گریز از کار و افزایش تعهد سازمانی میسر می‌شود. این عوامل به افزایش بهره‌وری و کارآمدی کارکنان و در نتیجه افزایش سود‌آوری سازمان کمک می‌کنند.
- هماهنگی با اهداف و استراتژی‌های سازمانی: برنامهریزی منابع انسانی با توجه به برنامه‌ها و اهداف کلی سازمان، نیازهای نیروی انسانی را تعیین می‌کند. برنامهریزی منابع انسانی با تعیین شیوه‌های جذب، آموزش، ارزیابی و پاداش، اطمینان حاصل می‌کند که منابع انسانی با استراتژی‌های سازمانی هماهنگ باشند.
همچنین HRP به سازمان‌ها کمک می‌کند که افراد مناسب را برای انجام وظایف موردنیاز خود در اختیار داشته باشند و از آن‌ها به عنوان عامل اجرای استراتژی‌ها استفاده کنند.
مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی یک فرآیند چند مرحله‌ای می‌باشد که شامل موارد زیر است:
- تحلیل وضعیت فعلی منابع انسانی: در این مرحله، سازمان باید تعداد، توزیع، ساختار، مهارت‌ها، تجربه‌ها، عملکرد و هزینه منابع انسانی فعلی خود را ارزیابی کند. این ارزیابی می‌تواند با استفاده از روش‌هایی هم‌چون تجزیه و تحلیل شغل، مهارت‌ها، هزینه، نیازهای آموزشی و عملکرد انجام شود.
هدف از این مرحله شناسایی نقاط قوت و ضعف منابع انسانی فعلی و تطابق آن‌ها با نیازهای کنونی و آینده سازمان است.
- پیشبینی نیازهای نیروی انسانی آینده: در این مرحله، سازمان باید تعداد، نوع و کیفیت منابع انسانی موردنیاز خود را برای دستیابی به اهداف و استراتژی‌های آینده پیشبینی کند. این پیشبینی می‌تواند با استفاده از روش‌هایی هم‌چون تجزیه و تحلیل روند، سناریو، تقاضا و عرضه انجام شود.
هدف از این مرحله شناسایی مشکلات احتمالی بین منابع انسانی فعلی و آینده و تعیین راهکارهایی برای پر کردن آن است.
- تدوین و اجرای برنامه‌های مربوط برنامهریزی منابع انسانی: در این قسمت، سازمان باید برنامه‌هایی را برای جذب، آموزش، ارزیابی و توسعه منابع انسانی موردنیاز خود تدوین و اجرا کند. این برنامه‌ها باید با توجه به اهداف و استراتژی‌های سازمانی، نیازهای بازار، تغییرات محیطی، قوانین و مقررات، بودجه و منابع موجود طراحی و انجام شوند.
هدف از این مرحله ایجاد تعادل بین تقاضا و عرضه منابع انسانی و افزایش کارایی و کیفیت آن‌ها است.
- ارزیابی و کنترل برنامهریزی منابع انسانی: در این مرحله، سازمان باید نتایج و عملکرد برنامه‌های مربوط به برنامهریزی منابع انسانی را ارزیابی و کنترل کند. این ارزیابی می‌تواند با استفاده از روش‌هایی هم‌چون تجزیه و تحلیل انحراف، رضایت شغلی، گریز از کار و بازدهی سرمایه انسانی انجام شود.
هدف از این مرحله شناسایی مشکلات، نقص‌ها، فرصت‌ها و تهدیدهای HRP و ارائه راهکارهایی برای بهبود و به‌روز رسانی آن است.
چالشهای فرایند برنامه ریزی منابع انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی یک فرآیند پیچیده و دشوار می‌باشد که با چالشهای مختلفی رو‌به‌رو است. برخی از این چالش‌ها عبارت‌اند از:
- عدم اطمینان به پیش‌بینی‌ها: برنامهریزی منابع انسانی بستگی زیادی به پیش‌‌بینی‌هایی دارد که ممکن است دقیق و قابل اعتماد نباشند. پیش‌بینی‌ها ممکن است تحت تاثیر عواملی هم‌چون تغییرات اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، فناوری، قانونی و رقابتی قرار گیرند و نیازهای نیروی انسانی را تغییر دهند.
بنابراین، برنامهریزی منابع انسانی (HRP) باید انعطاف‌‌پذیر و قابل تنظیم باشد و به‌روز‌رسانی شود.
- عدم هماهنگی با استراتژی‌های سازمانی: برنامه ریزی منابع انسانی باید با استراتژی‌های سازمانی هماهنگ باشد و از آن‌ها حمایت کند. اما ممکن است در برخی موارد، برنامهریزی منابع انسانی با استراتژی‌های سازمانی تناقض داشته باشد یا از آن‌ها عقب بماند.
برای مثال، ممکن است سازمان بخواهد به بازارهای جدید وارد شود یا محصولات جدیدی را ارائه دهد، اما برنامهریزی منابع انسانی نتواند منابع موردنیاز انسانی را تامین کند. بنابراین، برنامهریزی منابع انسانی باید با استراتژی‌های سازمانی هم‌گام و هم‌سو باشد.
- عدم تعهد و مشارکت ذی‌نفعان: HRP نیازمند تعهد و مشارکت ذی‌نفعان مختلفی است که شامل مدیران، کارکنان، نمایندگان کارگری، مشتریان، تامین‌‌کنندگان و دولت می‌باشد. اما ممکن است در برخی موارد، ذی‌نفعان عدم تعهد یا مقاومت نشان دهند یا منافع و انتظارات متضادی داشته باشند.
برای مثال، شاید مدیران بخواهند تعداد کارکنان را کاهش دهند یا حقوق و مزایای آن‌ها را کم کنند، اما کارکنان یا نمایندگان کارگری این موضوع را قبول نکنند یا به آن اعتراض داشته باشند. بنابراین، برنامهریزی منابع انسانی باید با ایجاد ارتباط و همکاری با ذی‌نفعان، تعادل و توافق بین منافع و انتظارات آن‌ها را ایجاد کند.
اثرات برنامه ریزی منابع انسانی بر عملکرد سازمان
برنامهریزی منابع انسانی یکی از عوامل موثر بر عملکرد سازمان است. برنامهریزی منابع انسانی می‌تواند اثرات مثبت یا منفی بر عملکرد سازمان داشته باشد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
اثرات مثبت: برنامهریزی منابع انسانی می‌تواند با ایجاد تعادل بین تقاضا و عرضه منابع انسانی، اثرات مثبتی را ایجاد کند که شامل موارد زیر می‌شوند:
- افزایش کارایی و کیفیت کارکنان
- افزایش رضایت شغلی و تعهد سازمانی
- افزایش هماهنگی و همکاری بین بخش‌ها و واحدها
- افزایش هم‌گرایی و هم‌سویی با استراتژی‌های سازمانی
- افزایش انعطاف‌‌پذیری و سازگاری با تغییرات محیطی و رقابتی
- افزایش مزیت رقابتی و ارزش افزوده سازمان
- افزایش سود‌آوری و بازدهی سرمایه‌گذاری
- افزایش و رشد سهم بازار
- افزایش وفاداری مشتری
اثرات منفی: برنامهریزی منابع انسانی ممکن است با ایجاد ناهماهنگی بین تقاضا و عرضه منابع انسانی، اثرات منفی بر‌خلاف اثرات مثبت ذکر شده به همراه داشته باشد.
ابزارهای برنامه ریزی منابع انسانی
برای انجام برنامهریزی منابع انسانی به‌صورت موثر و کارآمد، سازمان‌ها می‌توانند از ابزارهای مختلفی استفاده کنند که برخی از آن‌ها به شرح زیر هستند:
- نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM): این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مربوط به منابع انسانی را به‌صورت الکترونیکی و خودکار انجام دهند. همچنین می‌توانند اطلاعات مربوط به شغل‌ها، کارکنان، حقوق و مزایا، آموزش، ارزیابی و توسعه را ذخیره، مدیریت، تحلیل و گزارش کنند.
در عین حال این نرم‌افزارها می‌توانند به افزایش سرعت، دقت، کارآمدی و کارایی فرآیندهای مدیریت منابع انسانی نیز کمک کنند. برخی از این نرم‌افزارها عبارت‌اند از: SAP HR، Oracle HRMS، Workday HCM و BambooHR؛
- سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS): این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اطلاعات مربوط به منابع انسانی را جمع‌‌‌آوری، ذخیره، پردازش و توزیع کنند. همچنین می‌توانند به ارائه اطلاعات موردنیاز برای تصمیمگیری، برنامهریزی، کنترل و ارزیابی منابع انسانی کمک کنند.
در عین حال این سیستم‌ها می‌توانند به افزایش دسترسی، به‌روز‌رسانی، اشتراک‌‌گذاری و تبادل اطلاعات منابع انسانی کمک کنند. برخی از این سیستم‌ها عبارت‌اند از: PeopleSoft HRMS، Zoho People، ADP Workforce Now و Zenefits؛
- سیستم‌های پشتیبان تصمیمگیری منابع انسانی (HRDSS): این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با استفاده از ابزارهای تحلیلی و مدل‌‌سازی، تصمیم‌های مربوط به منابع انسانی را بهبود بخشند. همچنین می‌توانند به ارائه راهکارهای بهینه، پیش‌‌بینی‌های دقیق، شبیه‌‌سازی‌های مفید و ارزیابی‌های جامع برای مسائل و چالشهای مدیریت منابع انسانی کمک کنند.
در عین حال این سیستم‌ها می‌توانند به افزایش کارآمدی، کارایی، کیفیت و اثر بخشی تصمیم‌های مربوط به منابع انسانی کمک کنند. برخی از این سیستم‌ها عبارت‌اند از: Expert Choice، Decision Lens، Analytica و LINDO؛
ماژول برنامه انسانی SAP
SAP یکی از معروف‌ترین و معتبرترین راهکارهای ERP در دنیا است که ماژول مدیریت منابع انسانی آن توسط شرکت‌های بسیاری در کنار سایر ماژول‌ها استفاده می‌شود.
ماژول برنامه انسانی SAP به مدیریت فرآیند برنامهریزی منابع انسانی می‌پردازد و بخش‌های مختلفی را از جمله استخدام، مدیریت جذب و استخدام، چارت سازمانی، مدیریت استعدادها، مدیریت هزینه‌های پرسنلی و مدیریت عملکرد را پوشش می‌دهد.
کلام آخر
برنامهریزی منابع انسانی یک فرآیند مهم و حیاتی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا منابع انسانی خود را به گونه‌ای مدیریت کنند که با اهداف و استراتژی‌های کسبوکار، نیازهای بازار و تغییرات محیطی سازگار باشند. همچنین این برنامهریزی یک فرآیند پیچیده و دشوار می‌باشد که با چالشهای مختلفی رو‌به‌رو است و نیازمند استفاده از ابزارهای مختلفی هم‌چون ماژول برنامه انسانی SAP می‌باشد که کمک می‌کند مدیریت منابع انسانی، با دقت و کارآمدی لازم انجام شود.
