در دنیای امروز که رقابت بین کسب و کارها بسیار شدید است، بهبود عملکرد سازمان‌ها و افزایش کارایی و کیفیت فرایندهای تجاری از اهمیت بالایی برخوردار است. برای رسیدن به این هدف، نیاز به استفاده از روش‌ها و ابزارهایی است که به مدیران و کارکنان کمک کرده تا فرایندهای تجاری خود را به صورت مداوم؛ طراحی، اجرا، نظارت، تحلیل و بهینه‌سازی کنند.
یکی از این روش‌ها، مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM است که به فعالیت‌های مربوط به مدیریت فرایندهای تجاری اطلاق می‌شود. یکی از ابزارهای مورد استفاده در BPM، نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS است که به سازمان‌ها، امکان مدل‌سازی، اتوماسیون، نظارت و تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری را می‌دهد. در این مقاله قصد داریم به شما همه چیز درباره BPMS را بگوییم و به سوالاتتان در این زمینه پاسخ دهیم.
BPM چیست؟
BPM مخفف عبارت Business Process Management می‌باشد و به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است. BPM به فعالیت‌ها، متدها و تکنیک‌هایی گفته می‌شود که برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی فرایندهای تجاری استفاده می‌شوند. هدف اصلی BPM، بهینه‌سازی تمامی فرایندهای کاری در یک سازمان است.
حوزه های BPM
BPM بر حوزه‌های زیر تمرکز دارد:
- طراحی: در این حوزه، فرایندهای تجاری با استفاده از زبان‌ها و نمادهای استاندارد؛ شناسایی، تعریف و نقشه‌برداری می‌شوند.
- مدل‌سازی: در این حوزه، فرایندهای طراحی شده با استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری شبیه سازی شده و پیش بینی‌هایی در خصوص عملکردی آن‌ها صورت می‌گیرد.
- اجرا: در این حوزه، فرایندهای مدل‌سازی شده با استفاده از نرم افزارهای BPMS به صورت خودکار یا نیمه خودکار اجرا می‌شوند. این نرم افزارها به کارکنان کمک می‌کنند که وظایف خود را در چارچوب فرایندهای تعریف شده انجام دهند.
- نظارت: در این حوزه، عملکرد فرایندهای اجرا شده با استفاده از معیارهای کلیدی عملکرد (KPI) اندازه‌گیری و رصد می‌شود. این معیارها می‌توانند شامل زمان، هزینه، کیفیت، رضایت مشتری و… باشند.
- تجزیه و تحلیل: در این حوزه، داده‌های جمع‌آوری شده از نظارت بر فرایندها با استفاده از روش‌های آماری و هوش تجاری تحلیل می‌شوند. هدف از این تحلیل، شناسایی نقاط قوت و ضعف و مشکلات فرایندها است.
- بهینه‌سازی: در این حوزه، براساس نتایج به دست آمده از تحلیل، فرایندهای تجاری به منظور رفع مشکلات اجرا می‌شوند و گام‌های غیرضروری حذف خواهند شد، هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کنند، کارایی افزایش می‌باید و کیفیت و رضایت مشتری بهبود خواهد یافت.
BPMS چیست؟
BPMS مخفف عبارت Business Process Management Software است که به معنای “نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار” می‌باشد. در واقع BPMS نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها و کسب و کارها اجازه می‌دهد که تمامی فرایندهای کاری خود را به صورت قابل پیش بینی؛ مدل سازی، ایجاد، ویرایش و اجرا کنند و در نهایت اثر بخشی آن‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت نیاز، اصلاحات لازم را انجام دهند.
همچنین ارتباط بین فرایندها، داده‌ها، سامانه‌ها، افراد و سایر عناصر سازمان را مدیریت کرده و با استفاده از فناوری‌های مختلف مثل گردش کار، قوانین کسب و کار، هوش تجاری، هوش عملیاتی، هوش مصنوعی و رایانش ابری عمل می‌کند.
کاربردهای BPMS در کسب و کار
BPMS یک نرم‌افزار قدرتمند و چند منظوره است که می‌تواند در حوزه‌های مختلف کسب و کار به کار گرفته شود. برخی از کاربردهای BPMS عبارتند از:
بهبود فرایندهای تجاری
BPMS با امکان مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرایندهای تجاری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را به صورت مستمر بهبود بخشند و عملکردشان را افزایش دهند.
افزایش بهره وری و کارایی
BPMS با اتوماسیون فرایندهای تجاری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در زمان، هزینه و منابع خود صرفه‌جویی کنند و خطاها، تاخیرات و اضافه کاری‌ها را کاهش دهند.
افزایش همکاری و هماهنگی
BPMS با فراهم آوردن یک پلتفرم مشترک برای تعامل بین افراد، گروه‌ها و سامانه‌های مختلف در سطح سازمان، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا همکاری و هماهنگی خود را افزایش داده و جریان اطلاعات را بهبود بخشند.
افزایش شفافیت و پاسخگویی
BPMS با قابلیت رصد کردن و گزارش دادن از عملکرد فرایندهای تجاری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا شفافیت و پاسخگویی خود را نسبت به مشتریان، کارکنان، شرکا، سهامداران و ذینفعان دیگر افزایش دهند.
افزایش انعطاف پذیری و تطبیق پذیری
BPMS با قابلیت ویرایش و تغییر فرایندهای تجاری به صورت آسان و سریع، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تغییرات محیط کسب و کار، نیازهای مشتریان و قوانین و مقررات به روز شوند و با آن‌ها سازگار شوند.
مزایای نرم افزار مدیریت کسب و کار BPMS
استفاده از نرم افزار مدیریت کسب و کار BPMS مزایای زیادی برای سازمان‌ها و کسب و کارها دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:
- افزایش رضایت مشتری: BPMS با بهبود کیفیت، سرعت و دقت در خدمات و محصولات، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نیازها و انتظارات مشتریان خود را برآورده کرده و رضایت آن‌ها را جلب کنند.
- افزایش نوآوری و خلاقیت: BPMS با فراهم آوردن یک محیط پویا و تحریک کننده برای طراحی، اجرا، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرایندهای تجاری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نوآوری و خلاقیت خود را در حل مسائل، پیش بینی فرصت‌ها و ایجاد ارزش افزوده بالا ببرند.
- افزایش رقابت پذیری: BPMS با بهبود عملکرد، بهینه‌سازی منابع، کاهش هزینه‌ها، افزایش درآمد، افزایش سهم در بازار، افزایش وفاداری مشتریان و شناسایی نقطه تمایز، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در بازار رقابتی برتری یابند.
- افزایش کیفیت: BPMS با افزایش دقت، کاهش خطاها، افزایش رعایت استانداردها، افزایش ردیابی و کنترل فرایندها، باعث افزایش کیفیت بهتر شدن خروجی‌ها می‌شود.
انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)
به طور کلی، سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) را می‌توان به دسته‌های زیر تقسیم کرد:
- سیستم محور: این نوع BPMS برای پشتیبانی از فرایندهایی است که انسان در آن دخالت ندارد و بیشتر به یکپارچه سازی با سامانه‌های دیگر وابسته است و برای فرایندهای تکرار شونده، ساده و قابل پیش بینی مناسب می‌باشد.
- انسان محور: این نوع BPMS برای پشتیبانی از فرایندهایی است که انسان در آن نقش تصمیم گیرنده یا اجرا کننده را دارد و بیشتر به همکاری و تعامل با دیگر افراد وابسته است. همچنین، این سیستم برای فرایندهای پویا و قابل تغییر مناسب می‌باشد.
- سند محور: این نوع BPMS برای پشتیبانی از فرایندهایی است که سند یا محتوا در آن نقش محوری دارد و بیشتر به مدیریت، جابجایی و تغذیه سندها وابسته است. در عین حال، برای فرایندهای مربوط به حقوق، حسابداری، بازارسنجی و… مناسب می‌باشد.
- ادغام محور: این نوع BPMS برای پشتیبانی از فرایندهایی است که در آن داده‌ها، خروجی‌ها، رویدادها یا فعالیت‌ها با سامانه‌های تصمیم‌گیری، هوش تجاری، CRM، ERP و… تبادل می‌شود و برای فرایندهای مربوط به خدمات پس از فروش، پشتیبانی مشتریان، همکاری با شرکای تجاری و… مناسب است.
نحوه استقرار BPMS در سازمان
برای استقرار یک BPMS در سازمان، لازم است که چند گام زیر را طی کنید:
- تعیین نیازها و هدف‌های سازمان: در این گام، باید نقشه راه کلی BPM در سازمان را تعریف کرده و نیازها، هدف‌ها، استراتژی‌ها، شاخص‌ها و خروجی‌های مورد انتظار را شناسایی کنید.
- انتخاب BPMS مناسب: در این گام، باید با توجه به نقطه شروع، حجم، پخش، پویایی و پیچیدگی فرآیندهای کسب و کار خود، یک BPMS مناسب را از بین گزینه‌های موجود در بازار انتخاب کنید. برخی از معیارهایی که باید در این گام در نظر گرفت عبارتند از: قابلیت استفاده، قابلیت تطبیق، قابلیت گسترش، قابلیت همکاری و قابلیت پشتیبانی.
- آماده سازی زیرساخت فناوری: در این گام، باید زیرساخت فناوری لازم برای نصب، راه اندازی و اجرای BPMS را فراهم کنید. این زیرساخت می‌تواند شامل سرورها، شبکه‌ها، پایگاه‌های داده، سامانه‌های موجود و نرم افزارهای جانبی باشد.
- آموزش و توانمند سازی کارکنان: در این گام، باید کارکنان سازمان را با مفاهیم، اصول و فواید BPM و BPMS آشنا کنید و مهارت‌های لازم برای استفاده از BPMS را به آن‌ها بیاموزید. این آموزش می‌تواند شامل دوره‌های تئوری، عملی، کارگاهی و مشاوره‌ای باشد.
- پیاده سازی و اجرای فرآیندهای تجاری: در این گام، باید فرآیندهای تجاری مورد نظر خود را با استفاده از BPMS طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنید. این پیاده سازی می‌تواند به صورت تدریجی یا یکجا صورت بگیرد.
- ارزیابی و بهبود مستمر: در این گام، باید عملکرد فرآیندهای تجاری را با استفاده از داده‌های جمع آوری شده از BPMS ارزیابی کرده و نقاط قوت، ضعف را شناسایی کنید. سپس باید بر اساس نتایج ارزیابی، فرآیندهای تجاری را بهبود بخشید.
ویژگی های مهم در یک BPMS
یک BPMS باید ویژگی‌های مهم و کلیدی زیر را داشته باشد تا بتواند به صورت کارآمد و موثر، فرآیندهای تجاری را مدیریت کند:
- قابلیت استفاده: یک BPMS باید باید رابط کاربری ساده، دوستانه و قابل فهم داشته باشد و برای کاربران این امکان را فراهم کند که به راحتی و با حداقل آموزش، فرآیندهای تجاری خود را طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنند.
- قابلیت تطبیق: یک BPMS باید این امکان را برای کاربرانش فراهم سازد تا بتوانند فرآیندهای تجاری خود را با توجه به نیازها، شرایط و تغییرات محیط کسب و کار؛ تغییر دهند.
- قابلیت گسترش: یک BPMS باید این قابلیت را داشته باشد که کاربران بتوانند فرآیندهای تجاری خود را با استفاده از پلاگین‌ها، ماژول‌ها و API ها گسترش دهند.
- قابلیت همکاری: یک BPMS باید بتواند این امکان را برای کاربران خود فراهم سازد تا در فرآیندهای تجاری‌شان با سایر کاربران، گروه‌ها و سامانه‌های مختلف همکاری و هماهنگی کنند. همچنین باید ابزارهای ارتباطی، همفکری، اشتراک گذاری و مستند سازی را فراهم کند.
- قابلیت امنیت: یک BPMS کارآمد باید به کاربران این امکان را بدهد که فرآیندهای تجاری خود را در برابر خطرات امنیتی مختلف محافظت کنند و همچنین، بتواند سطح دسترسی، رمزنگاری، حفاظت از داده‌ها، حفاظت از شبکه و رعایت استانداردهای امنیت را تضمین کند.
- قابلیت پشتیبانی: یک BPMS باید بتواند این امکان را در اختیار کاربران قرار دهد که در صورت بروز هرگونه مشکل، سوال یا نیاز به کمک؛ از طریق تلفن، پست الکترونیکی، چت آنلاین و… با پشتیبانی فنی نرم‌افزار در ارتباط باشند.
معیارهای انتخاب و خرید BPMS چیست؟
برای انتخاب و خرید یک BPMS مناسب برای سازمان خود، باید معیارهای زیر را در نظر بگیرید:
نیازها و هدف‌های سازمان: باید بر اساس نیازها و هدف‌های سازمان خود، یک BPMS را انتخاب کنید که بتواند آن‌ها را برآورده کند.
ویژگی‌ها و امکانات BPMS: باید بر اساس ویژگی‌ها و امکانات BPMS، یک BPMS را انتخاب کرده که بتواند به شما کمک کند تا فرآیندهای تجاری خود را به صورت کارآمد و موثر مدیریت کنید.
هزینه و بازدهی BPMS: یکی از معیارهای خرید یک BPMS، هزینه و بازدهی است. باید توجه داشته باشید که هزینه یک BPMS نه تنها شامل قیمت خرید آن است، بلکه شامل هزینه‌های نصب، پیکربندی، آموزش، پشتیبانی، نگهداری و به‌روزرسانی نیز می‌باشد.
همچنین باید توجه داشته باشید که بازده یک BPMS نه تنها شامل درآمد حاصل از بهبود فرآیندهای تجاری است، بلکه شامل صرفه‌جویی در زمان، هزینه و منابع، افزایش كیفیت و رضایت مشتریان، افزایش نوآوری و خلاقیت، افزایش شفافیت و پاسخگویی و افزایش رقابت پذیری نیز می‌باشد.
جمع بندی
BPMS یک نرم افزار قدرتمند است که به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندهای تجاری خود را به صورت کارآمد و موثر مدیریت کنند. همچنین، این سیستم دارای کاربردهای متعددی در حوزه‌های مختلف کسب و کار است و مزایای زیادی برای بهبود عملکرد، بهره‌وری، همکاری، شفافیت، انعطاف‌پذیری و رقابت‌پذیری سازمان‌ها دارد.
به طور کلی BPMS یک راهکار جامع و کارآمد برای بهبود عملکرد و کارایی فرآیندهای تجاری است و با استفاده از آن، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را به صورت علمی و منظم مدیریت کنند. البته برای انتخاب و خرید BPMS، لازم است که چند معیار را در نظر بگیرید و با توجه به نیازها و منابع سازمان، BPMS مناسب را انتخاب کنید.
سوالات متداول
- چرا BPMS برای کسب و کارها مهم است؟
این سیستم به کسب و کارها کمک می‌کند که فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده و بهبود دهند آن هم شامل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت خدمات می‌شود.
- BPMS فقط برای سازمان‌های بزرگ مناسب است؟
خیر، BPMS برای همه سازمان‌ها مناسب است و به آن‌ها کمک می‌کند که فرآیندهای خود را به صورت علمی و منظم مدیریت کنند. همچنین، BPMS با ارائه قابلیت‌های مختلف، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را با توجه به نوع، پیچیدگی و نیاز خود طراحی و پیاده‌سازی کنند.
- چگونه می‌توان یک BPMS مناسب را انتخاب کرد؟
برای انتخاب یک BPMS مناسب، باید نیازهای سازمان را ارزیابی کرده و با معیارهایی هم‌چون قابلیت انطباق آن‌را انتخاب کرد.
