پیاده سازی درست و کارآمد سیستم ERP، به عواملی نظیر انتخاب مشاور مناسب، انتخاب راه حل درست، تأمین کننده مناسب، روش بومی سازی نرم افزار در کسب و کارهای مختلف و کنترل مناسب پروژه ها، بودجه پیش بینی شده برای پروژه بستگی دارد.
مفهوم سیستم ERP
ERP مخفف عبارت برنامه ریزی منابع سازمانی است. بهترین تعریف ERP وقتی شکل می‌گیرد که در مورد همه فعالیت های مدیریتی شرکت نظیر امور مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین، خدمات و تدارکات برنامه ریزی درست و اجرایی داشته باشید. استفاده از سیستم یا نرم افزار ERP به مدیریت کارآمد و انجام فعالیت هایی که ذکر شد، در یک سیستم یکپارچه کمک می کند.
ERP نرم افزاری است که به شما در انجام فرآیندهای مرتبط با امور مالی، منابع انسانی، تولید، تامین، خدمات و تدارکات کمک می کند. بنابراین ERP مجموعه ای از شيوه های اجرايی مختلف در بخش های متنوع سازمان مانند شامل بخش مالی، توليد و انبار است.
برای اينكه یک سازمان از سیستم ERP به بهترین شکل استفاده کند، باید كاركنان و کارمندان روش های انجام كار را با نرم افزار ERP تطابق دهند. همچنین سیستم ERP به بهبود و یکپارچگی فرآیندهای اجرایی در کسب و کارهای مختلف کمک می کند. نرم افزار SAP ERP یک ERP از شرکت SAP است که با امکانات به روزی که دارد توانسته است نظر شرکت‌های بزرگی را جلب کند.
مزیت اصلی سیستم ERP برای سازمان ها و شرکت های مختلف، ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه و مشترک برای انجام فرآیندهای موجود در کسب و کارهای متفاوت است.
اجزای تشکیل دهنده سیستم ERP
- مدیریت مالی
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- فروش و بازاریابی
- مدیریت منابع انسانی (HRM)
- مدیریت تولید
- مدیریت نگهداری و تعمیرات
- مدیریت زنجیره تأمین (SCM)
- مدیریت موجودی انبار
- مدیریت خرید
مزایای استفاده از ERP در سازمان ها
پياده سازی و اجرای سیستم ERP در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف مزايا و فواید فراوانی دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
- ايجاد يكپارچگی و هماهنگی در سازمان
- کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
- تبديل فرآيندهای سازمانی از حالت ضمنی به صريح
- توسعه زیرساخت ها برای ورود به دنیای کسب و کار الکترونیک
- کاهش هزینه های انبار
- کاهش نیاز به آموزش
- مدیریت درست تدارکات و سفارشات
- امکان استفاده از وب
- کاهش هزینه سفارش ها
- کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید
- قابلیت تطبیق با استانداردهای مدرن و به روز دنیا
- کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان و کسب و کارهای دیگر
- افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
- افزایش رضایت مشتری از طریق درگیر کردن مشتری در کارها، از لحظه سفارش تا دریافت محصول
- افزایش فروش
- رشد سازمان
- افزايش سازگاری در اطلاعات موجود
- کاهش هزینه حمل و نقل
- کاهش زمان تحویل، توزیع کالا و هزینه های انبارداری
- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
- افزایش شفافیت و پیگیری و ردیابی فرآیندهای تولید برای مشتری
- امكان استفاده از روش های استاندارد و متداول در جهان
- مهندسی مجدد فرآيندهای سازمانی و كاهش زمان انجام آنها
- امكان نصب و راه اندازی سريع تر سيستم های مرتبط با ERP در سازمان
- امكان توسعه سيستم ها
- هماهنگی سریع با تغییرات خارج از سازمان
- امكان ايجاد همكاری های تجاری و سرمايه گذاری ها برای سازمان ها با هزينه كم، بازدهی بيشتر و نتيجه بهتر
- کاهش هزینه تولید
- استفاده از فناوری های به روز
- کاهش هزینه عملیات مالی
- تغيير برنامه نويسی كامپيوتری در سازمان برای بهبود فعالیت ها
- فراهم شدن زير ساخت لازم برای SCM و CRM
- سرعت بخشیدن به روند انجام فعالیت ها و کاهش کارهای بیهوده
- ارتقاء كيفيت تصميم گيری، با ارائه اطلاعات مورد نياز مديريت در زمان مناسب، كيفيت خوب و هزينه های به صرفه
مشکلات پياده سازی سيستم ERP در سازمان
- تلاش و کوشش زياد در مقابل نتيجه ای ضعيف
- درك ناقص از مفهوم يکپارچگی و یک پارچه سازی
- هزينه های اجرایی
- گران بودن نصب و نگهداری سیستم های ERP
- فرهنگ همکاری و تعاون در سازمان
- دشوار بودن استفاده از برخی سیستم های ERP
- مقاومت برخی از افراد برای به اشتراک گذاشتن بعضی از اطلاعات مهم و اساسی
- مسائل امنيتی و دسترسی به اطلاعات
- تغييرات غير منتظره مديريتی
انواع نرم افزارهای یکپارچه سازی ERP
- نرم افزار یکپارچه سازی ویندوزی: نرم افزار ویندوزی به نوعی از نرم افزارها گفته می شود که در آن کنترل، نصب، نگهداری سخت افزار و نرم افزار به عهده کاربران نرم افزار است. بنابراین نرم افزار ERP ویندوزی روی سیستم ها نصب شده و دسترسی به اطلاعات را از طریق همان سیستم امکان پذیر می کند.
- نرم افزار یکپارچه ابری: این نرم افزار در فضای ابری روی پلتفرم رایانش ابری اجرا شده و تعمیر و نگهداری سیستم توسط ارائه دهنده نرم افزار انجام می شود. همچنین کاربر مسئولیتی برای انجام سخت افزار و نرم افزار ندارد.
- نرم افزار یکپارچه ترکیبی: در این نوع از نرم افزارها، بخشی از نرم افزار و ماژول های آن تحت نظر ویندوز است و بخشی از امکانات دیگر، با توجه به نوع کسب و کار و نیاز آنها، از نرم افزار ابری استفاده می کند.
مشکلات شرکت های عرضه کننده سیستم ERP
شرکت های عرضه کننده ERP با مشکلاتی نظیر آنچه در ادامه می‌آید روبرو هستند. یکی از محصولات خوب در این زمینه نرم افزار SAP S4/HANA است.
- تغيير مديريت و آموزش
- برنامه ريزی ضعيف شرکت
- دست کم گرفتن مهارت IT
- مديريت پروژه ضعيف
- مشکلات تکنولوژيکی
- دست کم گرفتن منابع
- کافی نبودن منابع
- کافی نبودن ارزیابی نرم افزار
- عدم شناسايی تغييرات، قبل از بحرانی شدن
- نداشتن برنامه مديريت بحران
نمونه های از ERP در کسب و کارهای مختلف
- استفاده از نرم افزار ERP توسط شرکت های آب و برق
- عمده فروشان و وارد کنندگان
- تولید کنندگان فرآیند گسسته
- شرکت های خدماتی نظیر حسابداری، مالیات، مهندسی، فناوری اطلاعات، شرکت های خدمات حقوقی و سایر شرکت های خدمات حرفه ای
هزینه های سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ERP
در روند اجرا و استفاده از فواید سیستم ERP ، هزینه هایی که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد را باید در نظر گرفت.
- هزینه آموزش
- هزینه يکپارچه سازی، آزمون و نگهداری
- هزینه سفارشی کردن نرم افزار مدیریت سازمانی
- هزینه تبدیل داده ها
- هزینه زمان بازگشت سرمایه
سخن آخر
با توجه به آنچه در مقاله ذکر شد، اجرای نرم افزار ERP مزایای فراوانی برای کسب و کارهای مختلف دارد. بنابراین برای پیاده سازی موفق سیستم ERP، به عواملی نظیر انتخاب مشاور مناسب و انتخاب راه حل درست توجه می شود. همچنین سیستم های ERP، قابلیت ارائه خدمات به کسب و کارهای بزرگ، متوسط و کوچک با هر حجمی از فعالیت را دارد.
از مزایای استفاده از ERP در سازمان ها می توان به یکپارچه سازی فعالیت ها و بخش های موجود در سازمان ها با استفاده از سیستم کامپیوتری، افزایش کارایی، سرعت و رضایت بیشتر مشتریان اشاره کرد. نظر شما درباره استفاده از نرم افزار ERP چیست؟ آیا شما هم در کسب و کار خود برای انجام بهتر امور، یکپارچگی بیشتر و مدیریت بهتر فرآیندهای کسب و کارتان، از مزایای ERP استفاده می کنید؟
