مقدمه Third-Party Procurement در SAP:
در دنیای پیچیده کسب وکارهای امروزی، شرکتها به دنبال روش هایی هستند که بتوانند هزینه ها را کاهش دهند و فرآیندهای خود را بهینه سازی کنند . SAP به عنوان یکی از پیشگامان سیستم های مدیریت منابع سازمانی (ERP) ، راهکارهای متعددی برای مدیریت Third-Party Procurement ارائه میدهد. این راهکارها به شرک تها اجازه میدهند تا بهطور هوشمندانه و مؤثر از زنجیره تأمین خارجی استفاده کنند .
Third-Party Procurement یا خرید از طریق واسطه، یک فرآیند کلیدی در مدیریت زنجیره تأمین است که امکان تأمین کالاها و خدمات را بدون نیاز به نگهداری موجودی داخلی فراهم میکند. در این روش، محصولات به طور مستقیم از تأمین کننده به مشتری ارسال میشوند. این فرآیند در بسیاری از صنایع و کس وکارهایی که ترجیح میدهند سرمایه گذاری در موجودی کالا نداشته باشند و تمرکز خود را بر ارائه خدمات و فروش بگذارند، محبوب است.
تعریف و فرآیند Third-Party Procurement در SAP
Third-Party Procurement به طور کلی به معنای تأمین کالاها از طریق تأمین کننده خارجی و ارسال آنها به مشتری است. در SAP ، این فرآیند شامل چندین مرحله اصلی است که بین ماژول های مختلفی از سیستم اتفاق میافتد . ماژول Sales and Distribution (SD) و ماژول Materials Management (MM) دو ماژول اصلی هستند که در اجرای این فرآیند نقش اصلی را دارند.
در یک سناریوی استاندارد، مشتری سفارشی را ثبت میکند. به جای اینکه شرکت به موجودی داخلی خود برای تأمین این سفارش تکیه کند، سیستم SAP بهطور خودکار یک سفارش خرید(Purchase Order) به تأمین کننده خارجی ارسال میکند. تأمین کننده کالا را مستقیماً به مشتری ارسال می کند و سپس فاکتور خود را برای شرکت صادر می کند. شرکت پس از دریافت فاکتور، تسویه حساب را انجام می دهد و به مشتری نیز فاکتور نهایی ارسال می شود .این فرآیند نه تنها به شرکتها کمک می کند که سرمایه گذاری در موجودی کالا را کاهش دهند، بلکه به آنها این امکان را میدهد که به سرعت و با کارایی بالاتری سفارشات مشتریان پاسخ دهند.
Workflow در فرایند Third-Party Procurement در SAP
ایجاد سفارش فروش(Sales Order) :ابتدا سفارش مشتری در سیستم SAP در ماژول SD ثبت می شود
ایجاد درخواست خرید(Purchase Request): پس از ثبت سفارش فروش، سیستم به طور خودکار یک درخواست خرید در ماژول MM ایجاد می کند
ایجاد سفارش خرید(Purchase Order) : درخواست خرید به سفارش خرید تبدیل میشود و به تأمی نکننده ارسال می گردد.
ارسال کالا به مشتر ی : تأمین کننده کالا را مستقیماً به آدرس مشتری ارسال می کند .
دریافت فاکتور از تأمین کننده : شرکت فاکتور مربوط به سفارش خرید را از تأمینکننده دریافت می کند .
پرداخت به تأمین کننده و ارسال فاکتور به مشتری : پس از پرداخت به تأمین کننده، شرکت فاکتور نهایی را برای مشتری صادر می کند .
جزئیات ماژولهای SAP در Third-Party Procurement
ماژول (Sales and Distribution (SD
ماژول SD در SAP یکی از اجزای کلیدی است که فرآیندهای مرتبط با فروش و توزیع را مدیریت می کند. در زمینه Third-Party Procurement ، این ماژول وظیفه مدیریت سفارشات فروش، قیمت گذاری، ارسال و ایجاد فاکتور را بر عهده دارد .در این فرآیند، هنگامی که یک سفارش فروش توسط مشتری ثبت می شود، سیستم به طور خودکار تشخیص می دهد که محصول باید از تأمین کننده خارجی تأمین شود. سیستم بر اساس دادههای موجود در Master Data ، سفارش را به تأمین کننده مناسب ارسال میکند.
ماژول (Materials Management (MM
ماژول MM وظیفه مدیریت خرید و مواد را در SAP بر عهده دارد. در Third-Party Procurement ،این ماژول به طور خودکار یک Purchase Requisition ایجاد کرده و آن را به Purchase Order تبدیل می کند. سفارش خرید سپس به تأمین کننده ارسال میشود و فرآیند تأمین محصول آغاز می گردد.
یکی از قابلیتهای کلیدی این ماژول، امکان تعریف تأمینکنندگان، مدیریت قراردادهای خرید و تنظیم فرآیندهای مربوط به قیمت گذاری است. به این ترتیب، Third-Party Procurement به صورت خودکار و بدون دخالت دست در سیستم انجام میشود .
مراحل پیاده سازی Third-Party Procurement در SAP
- تعریف محصول واسطه ای در سیستم
- تعریف تأمین کنندگان و قراردادها
- ایجاد سفارش فروش
- ایجاد درخواست خرید و سفارش خرید
- دریافت کالا توسط مشتری و صدور فاکتور
- پرداخت به تأمین کننده
تعریف محصول واسطه ای در سیستم : برای شروع فرآیند Third-Party Procurement ، محصولات باید به عنوان محصولاتی که قرار است خریداری و فروخته شوند تعریف شوند. این تعریف در Master Data انجام میشود. در برگه خرید، محصول باید به عنوان قابل خرید و در برگه فروش باید بهعنوان قابل فروش تنظیم شود . این تنظیمات اطمینان می دهند که سیستم به طور خودکار محصول را به تأمین کننده مناسب ارسال کند. همچنین می توان مشخص کرد که محصول از یک تأمین کننده خاص خریداری شود.
تعریف تأمین کنندگان و قراردادها: در سیستم SAP ، تأمین کنندگان باید در ماژول MM بهعنوان منابع معتبر تعریف شوند. قراردادها خرید و لیست های قیمت نیز باید با هر تأمین کننده تعیین شود. این قراردادها شامل قیمت های توافق شده، شرایط پرداخت و جزئیات دیگر است.
ایجاد سفارش فروش:پس از اینکه مشتری سفارش خود را ثبت کرد، سیستم بهطور خودکار این سفارش را با توجه به دادههای موجود در Master Data بررسی میکند و اگر محصول بهعنوان Third-Party تعریف شده باشد، فرآیند خرید از تأمینکننده آغاز میشود.
ایجاد درخواست خرید و سفارش خرید:درخواست خرید به صورت خودکار از سفارش فروش ایجاد میشود و سپس به سفارش خرید تبدیل میشود. این سفارش به تأمینکننده ارسال میشود و فرآیند تأمین آغاز می‌گردد.
دریافت کالا توسط مشتری و صدور فاکتور:پس از اینکه تأمینکننده کالا را مستقیماً به مشتری ارسال کرد، سیستم SAP برای مشتری فاکتور نهایی صادر میکند. این فاکتور شامل قیمت نهایی کالا و هزینه‌های مرتبط است.
پرداخت به تأمینکننده: شرکت پس از دریافت فاکتور تأمینکننده، پرداخت را انجام میدهد. سیستم SAP بهطور خودکار تمام مراحل مالی مرتبط را ثبت میکند و این امکان را به شرکت میدهد که تمام هزینه‌ها و درآمدها را در یک سیستم متمرکز مدیریت کند.
چالش‌های پیاده‌سازی Third-Party Procurement در SAP
1. مدیریت ارتباط با تأمینکنندگان
یکی از چالش‌های اساسی در پیاده‌سازی Third-Party Procurement، مدیریت روابط با تأمینکنندگان است. انتخاب تأمینکنندگان قابل اعتماد که بتوانند محصولات را با کیفیت و در زمان مناسب تحویل دهند، از اهمیت بالایی برخوردار است. عدم هماهنگی یا مشکلات مربوط به تأمینکنندگان می‌تواند باعث اختلال در فرآیند فروش و نارضایتی مشتریان شود.
2. مدیریت دادههای اصلی (Master Data)
دادههای اصلی (Master Data) نقش حیاتی در Third-Party Procurement دارند. اشتباه در دادههای مربوط به تأمینکنندگان، محصولات یا قراردادها می‌تواند به مشکلات جدی در فرآیند تأمین منجر شود. برای جلوگیری از این مشکلات، باید یک سیستم دقیق برای مدیریت داده‌ها و به‌روزرسانی‌های مستمر آنها وجود داشته باشد.
3. هماهنگی مالی و ایجاد فاکتور
پردازش فاکتورهای تأمینکنندگان و هم‌زمانی آن با ایجاد فاکتور برای مشتریان از دیگر چالش‌های این فرآیند است. هماهنگی مالی بین واحدهای مختلف و استفاده از قابلیتهای مالی SAP به مدیریت بهتر این چالش کمک میکند.
مدیریت ریسک در فرآیند Third-Party
مدیریت ریسک در این فرآیند در سیستم SAP نقش مهمی در اطمینان از کارایی، امنیت و انطباق با مقررات دارد. در اینجا به تفصیل به مدیریت ریسک در این فرآیند در سیستم SAP می‌پردازیم:
مفهوم مدیریت ریسک در Third-Party در SAP
مدیریت ریسک شخص ثالث در SAP به شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسک‌های مرتبط با تأمینکنندگان و شرکای تجاری شخص ثالث می‌پردازد. این ریسک‌ها می‌توانند شامل ریسک‌های مالی، قانونی و ریسک‌های عملیاتی باشند.
مراحل مدیریت ریسک در فرآیند Third-Party در SAP
الف. شناسایی ریسک‌ها
- تحلیل ریسک: شناسایی ریسک‌های مختلف مرتبط با تأمینکنندگان و فرایندهای مرتبط با آنها، از جمله ریسک‌های عملیاتی، انطباقی، و امنیتی.
- جمع‌آوری داده‌ها: استفاده از دادههای موجود در ماژولهای مختلف SAP (مانند MM و SD) برای شناسایی ریسک‌ها.
ب. ارزیابی ریسک‌ها
- تحلیل تأثیر و احتمال: هر یک از ریسک‌ها باید از نظر تأثیر بر عملیات تجاری و احتمال وقوع مورد ارزیابی قرار گیرد.
- استفاده از ابزارهای SAP: SAP ابزارهایی برای ارزیابی ریسک‌ها دارد که می‌توانند برای تحلیل عمیق‌تر و مستند کردن نتایج استفاده شوند.
ج. کاهش ریسک‌ها
- توسعه استراتژی‌های کاهش ریسک: بر اساس نتایج ارزیابی، استراتژی‌هایی برای کاهش یا مدیریت ریسک‌ها توسعه داده میشود. این می‌تواند شامل انتخاب تأمینکنندگان قابل اعتماد، ایجاد قراردادهای قوی، و استفاده از فناوری‌های امنیتی باشد.
- استفاده از ماژولهای SAP: SAP ماژول‌هایی دارد که به مدیریت و نظارت بر تأمینکنندگان کمک میکند. بهعنوان مثال، ماژول Supplier Relationship Management (SRM) به شرکتها کمک میکند تا تعاملات با تأمینکنندگان را بهینه‌سازی کنند و ریسک‌ها را کاهش دهند.
. نظارت و ارزیابی مداوم
- نظارت بر عملکرد تأمینکنندگان: استفاده از داشبوردهای تحلیلی در SAP برای نظارت بر عملکرد تأمینکنندگان و شناسایی هرگونه مشکل یا ریسک جدید.
- ارزیابی مستمر: بر اساس تغییرات در بازار یا شرایط داخلی، تأمینکنندگان و ریسک‌های مربوط به آنها باید بهطور مداوم ارزیابی شوند.
مدیریت ریسک در فرآیند Third-Party در SAP یک جنبه کلیدی در اطمینان از عملکرد مؤثر و ایمن سیستم است. با شناسایی و کاهش ریسک‌ها، مؤسسات می‌توانند از مشکلات احتمالی جلوگیری کنند و روابط مثبت و مثمرثمری با تأمینکنندگان خود ایجاد نمایند. همچنین، استفاده از ابزارها و ماژولهای SAP به بهبود فرآیند مدیریت ریسک و ارتقاء امنیت و انطباق کمک میکند.
نتیجه‌گیری (گسترش یافته)
Third-Party Procurement در SAP یک راهکار مؤثر برای شرکتها است که به آنها امکان میدهد بدون نیاز به ذخیره‌سازی موجودی کالا، محصولات خود را به مشتریان ارائه دهند. این روش می‌تواند هزینه‌های نگهداری موجودی و هزینه‌های انبارداری را به شدت کاهش دهد. SAP با ارائه ابزارهای جامع و یکپارچه برای مدیریت این فرآیند، به شرکتها کمک میکند که به طور مؤثر و کارآمد از تأمینکنندگان خارجی بهره‌برداری کنند.
اما پیاده‌سازی این فرآیند نیازمند دقت در مدیریت دادههای اصلی، هماهنگی با تأمینکنندگان و تسلط بر فرآیندهای مالی است. شرکت‌هایی که بتوانند این چالش‌ها را به درستی مدیریت کنند، می‌توانند از مزایای قابل توجه این روش در بهبود عملکرد کسب‌وکار خود بهره‌مند شوند.
در صورت نیاز به مشاوره جهت پیاده سازی SAP و Fiori با ما در تماس باشید.
مترجم : بهاره هادوی – مشاور ماژول SD – سیستم های مدیریتی دیجیتال
