مدیر تدارکات کیست؟ نیازمندی‌ها، نقش و وظایف

تدارکات یکی از فعالیت‌های اساسی و حیاتی هر سازمانی است که به تامین کالاها و خدمات مورد نیاز برای انجام فرآیندهای سازمانی می‌پردازد. مدیر تدارکات نقش کلیدی در مدیریت و بهینه‌سازی این فعالیت دارد و باید با توجه به نیازها، بودجه و استراتژی سازمان، بهترین تصمیمات را در خصوص خرید و تامین کالاها و خدمات اتخاذ کند.

همچنین مدیر تدارکات باید با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان ارتباط برقرار کرده و از کیفیت و قیمت مناسب کالاها و خدمات اطمینان حاصل کند. در این مطلب، به معرفی شغل مدیر تدارکات، نیازمندی‌ها، نقش و وظایف آن می‌پردازیم.

واحد تدارکات چیست و چه نقشی در سازمان دارد؟

واحد تدارکات یکی از واحدهای ستادی سازمان است که به تهیه و تامین کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان می‌پردازد. این کالاها و خدمات می‌توانند مربوط به مواد اولیه، قطعات، تجهیزات، ملزومات اداری، خدمات پشتیبانی و… باشند. واحد تدارکات نقشی کلیدی در مدیریت زنجیره تامین دارد و باید با بخش‌های مختلف سازمان هماهنگی کرده و نیازهای آن‌ها را ارزیابی کند.

همچنین واحد تدارکات باید با تامین‌کنندگان مختلف بیرونی وارد مذاکره شده و پس از بررسی لیست قیمت و کیفیت کالاها و خدمات درخواستی، با یک یا چند تامین‌کننده وارد فرآیند مذاکره شده و در صورت تایید نهایی، فرآیندهای مختلف خرید پیش خواهند رفت. واحد تدارکات را معمولا به دو بخش تدارکات مستقیم و غیرمستقیم تقسیم می‌‌کنند. تدارکات مستقیم به تامین مواد اولیه و اجزا برای تولید محصولات اشاره دارد و تدارکات غیرمستقیم به تامین ملزومات روزانه و پشتیبانی گفته می‌شود.

مدیر تدارکات یا خرید کیست؟

مدیر تدارکات فردی است که مسئولیت مدیریت واحد تدارکات را بر عهده دارد و باید با توجه به نیازها، بودجه و استراتژی سازمان، بهترین تصمیمات را در خصوص خرید و تامین کالاها و خدمات اتخاذ کند. همچنین مدیر تدارکات باید با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان ارتباط برقرار کرده و از کیفیت و قیمت مناسب کالاها و خدمات اطمینان حاصل کند.

در عین حال مدیر تدارکات باید از رعایت قوانین و مقررات مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات مطلع باشد و از روند مستندسازی و گزارش‌دهی مناسب پیروی کند. لازم به ذکر است که مدیر تدارکات می‌تواند در سطوح مختلف سازمانی هم‌چون مدیریت ارشد، مدیریت میانی یا مدیریت عملیاتی فعالیت کند.

وظایف مدیر پشتیبانی و تدارکات چیست؟

وظایف مدیر پشتیبانی و تدارکات ممکن است با توجه به نوع و اندازه سازمان، محدوده فعالیت واحد تدارکات و سطح مسئولیت مدیر تدارکات متفاوت باشد. اما به طور کلی، می‌توان وظایف اصلی مدیر پشتیبانی و تدارکات را به شرح زیر بیان کرد:

• تعیین نیازهای خرید و تامین کالاها و خدمات بر اساس درخواست‌های بخش‌های مختلف سازمان
• انتخاب تامین‌کنندگان مناسب بر اساس معیارهایی هم‌چون قیمت، کیفیت، زمان تحویل، شرایط پرداخت و…
• انجام مذاکرات با تامین‌کنندگان و امضای قراردادها و سفارش‌های خرید
• پیگیری و کنترل عملکرد تامین‌کنندگان و ارزیابی عملکرد آن‌ها
• حل مشکلات و اختلافات احتمالی با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان
• ایجاد و به‌روزرسانی سیستم‌ها و روش‌های مدیریت اطلاعات و مستندات مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات
• تهیه و ارائه گزارش‌ها و آنالیز‌های مربوط به فعالیت‌های واحد تدارکات
• ارتقا و بهبود فرآیندها و روش‌های خرید و تامین کالاها و خدمات
• همکاری با بخش‌های دیگر سازمان هم‌چون مالی، حسابداری، بازرگانی، تولید، فروش و…
• آموزش و راهنمایی کارکنان واحد تدارکات و ارزیابی عملکرد آن‌ها

مهارت‌های مورد نیاز یک مدیر تدارکات

برای انجام شغل مدیر تدارکات، باید مهارت‌های مختلفی را داشته باشید. برخی از این مهارت‌ها عبارتند از:

• مهارت‌های تحلیلی و حل مسئله: مدیر تدارکات باید بتواند از ابزارها و روش‌های تحلیلی هم‌چون آنالیز هزینه-سود، آنالیز ریسک، آنالیز ABC و… استفاده کرده و مسائل و چالش‌های مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات را شناسایی و حل کند.
• مهارت‌های ارتباطی و روابط عمومی: مدیر تدارکات باید بتواند با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان به صورت کتبی و شفاهی ارتباط برقرار کرده و از روش‌های ارتباطی موثر هم‌چون شنیدن، ابراز همدردی، اعتمادسازی و… استفاده کند.
• مهارت‌های مذاکره و تصمیم‌گیری: مدیر تدارکات باید بتواند با تامین‌کنندگان وارد مذاکره شده و از تکنیک‌های مذاکره هم‌چون تعیین اهداف، بررسی گزینه‌ها، ایجاد رابطه، انعطاف‌پذیری و… استفاده کرده و تصمیمات مناسب را در خصوص خرید و تامین کالاها و خدمات اتخاذ کند.
• مهارت‌های مدیریتی و رهبری: مدیر تدارکات باید بتواند واحد تدارکات را به صورت کارآمد و موثر مدیریت کند و از روش‌های مدیریتی هم‌چون برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، هدایت، کنترل و… استفاده کند. همچنین باید بتواند به عنوان یک رهبر، کارکنان واحد تدارکات را تحریک و تشویق کند، آموزش داده و ارزیابی کرده و در عین حال از روش‌های رهبری هم‌چون تحول‌گرایی، انجام اقدامات مشارکتی و… استفاده کند.
• مهارت‌های فنی و حرفه‌ای: مدیر تدارکات باید بتواند از دانش و تجربه خود در زمینه‌های مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات هم‌چون قوانین و مقررات، استانداردها و کیفیت، زنجیره تامین و مدیریت موجودی، سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات و… استفاده کند و دانش و تجربه خود را به‌روز نگه دارد.

مراحل فرآیند خرید سازمانی

فرآیند خرید سازمانی شامل مراحل مختلفی است که باید به ترتیب زیر انجام شوند:

• تعیین نیاز: در این مرحله، باید نیازهای خرید و تامین کالاها و خدمات را بر اساس درخواست‌های بخش‌های مختلف سازمان تعیین کنید. همچنین باید مشخص کنید که چه کالاها و خدماتی، چه مقداری، چه زمانی و با چه شرایطی مورد نیاز هستند.
• پیدا کردن تامین‌کنندگان: در این مرحله، باید تامین‌کنندگان مورد نیاز برای تامین کالاها و خدمات را پیدا کنید. همچنین باید از منابع مختلف هم‌چون اینترنت، نشریات، نمایشگاه‌ها، پیشنهادات و… استفاده کرده و لیستی از تامین‌کنندگان را تهیه کنید.
• ارزیابی تامین‌کنندگان: در این مرحله، باید تامین‌کنندگان را بر اساس معیارهایی هم‌چون قیمت، کیفیت، زمان تحویل، شرایط پرداخت، سابقه همکاری و… ارزیابی کنید. همچنین باید از ابزارها و روش‌های ارزیابی هم‌چون امتیازدهی، ماتریس، چک‌لیست و… استفاده کرده و تامین‌کنندگان را بر اساس یک رتبه‌بندی خاص مشخص کنید.
• انتخاب تامین‌کننده: در این مرحله، باید یک یا چند تامین‌کننده را برای تامین کالاها و خدمات مورد نیاز انتخاب کنید. در واقع باید بر اساس نتایج ارزیابی و با توجه به نیازها، بودجه و استراتژی سازمان، بهترین تامین‌کننده را انتخاب کنید.
• انجام مذاکرات و امضای قرارداد: در این مرحله، باید با تامین‌کننده انتخاب شده وارد مذاکره شوید و شرایط خرید و تامین کالاها و خدمات را بر این اساس مشخص کنید. همچنین باید از تکنیک‌های مذاکره موثر استفاده کرده، به توافق برسید و قرارداد خرید را امضا کنید.
• انجام سفارش و تحویل: در این مرحله، باید سفارش خرید را به تامین‌کننده ارسال کرده و از تحویل کالاها و خدمات در زمان و مکان مقرر اطمینان حاصل کنید. همچنین باید از روش‌های پیگیری و کنترل هم‌چون ردیابی، بازرسی، تایید و… استفاده کنید و از کیفیت و مطابقت کالاها و خدمات با استانداردها و شرایط قرارداد مطمئن شوید.
• پرداخت و ارزش‌آفرینی: در این مرحله، باید هزینه‌های خرید و تامین کالاها و خدمات را به تامین‌کننده پرداخت کرده و از روش‌های پرداخت هم‌چون نقدی، اعتباری، چک و… استفاده کنید. همچنین باید از کالاها و خدمات تامین شده به نحو مطلوب استفاده کرده و ارزش‌آفرینی را در سازمان ایجاد کنید.

کلام آخر …

مدیر تدارکات یکی از شغل‌های مهم و مسئولیت‌پذیر در هر سازمانی می‌باشد که به تامین کالاها و خدمات مورد نیاز برای انجام فرآیندهای سازمانی می‌پردازد.

وی باید مهارت‌های مختلفی هم‌چون تحلیل، ارتباط، مذاکره، مدیریت و… را داشته باشد و از روش‌ها و ابزارهای مناسب برای انجام فرآیند خرید و تامین کالاها و خدمات استفاده کند.

همچنین باید در نظر داشت که مدیر خرید و تدارکات نقشی کلیدی در مدیریت زنجیره تامین و ارتقا عملکرد و رقابت‌پذیری سازمان ایفا می‌کند.

سوالات متداول